By Bruno Martins

Comment et pourquoi prendre une caution sur un terminal de paiement ?

TPE et la prise de caution

La prise de caution est désormais véritablement démocratisée. Concrètement, il s’agit d’une pré-autorisation à prélever une somme définie sur la carte bancaire de votre client, si besoin. Cette transaction, qu'est la pré-autorisation par carte bancaire, est un service de plus en plus répandu et indispensable dans le secteur de l’hôtellerie et de la location de biens et pour les acteurs fournissant une location de services. Cela permet notamment d’anticiper des dépenses lors d’un séjour à l’hôtel ou de garantir le bon entretien du matériel loué.

Bonne nouvelle : il est possible de prendre une caution en ligne directement depuis votre terminal de paiement. Comment ? Via un logiciel nommé PLBS (Paiement pour Location de Biens et Services) à intégrer sur votre TPE. Explications.

💳 La prise de caution avec son TPE : pour qui ?

La caution agit comme un outil de protection des commerçants, veillant à assurer le paiement avant même qu’il ne soit effectué. C’est-à-dire que votre client vous donne son accord pour prélever une somme sur son compte bancaire, clairement définie, si besoin.

Cela est particulièrement pratique dans le cadre des services de location. En titre d’exemple : la location de voiture, de vélo ou d’autre véhicule. L'utilisation de la caution permet, dans ce cas, de réaliser une pré-autorisation de prélèvement d’un montant précis, en fonction du tarif de la location. Le client autorise alors le loueur à prélever cette somme depuis sa carte bancaire s'il ne rend pas le matériel ou s’il l’endommage. Cela permet d’éviter tout litige et explicite l’engagement des deux parties dès le départ.

Suite à cela, le loueur a la possibilité de prélever une partie ou la totalité de la somme autorisée avant la fin de la location. L’idée étant d’ajuster le montant “prélevé” à celui réellement dépensé. C’est un service qui intéresse également le secteur du tourisme et de l’hôtellerie, quand il s’agit de réaliser une empreinte bancaire pour anticiper les dépenses de vos clients au cours d’un séjour.

La prise de caution & empreinte avec un TPE : précisions

On parle donc de prise de caution ou d’empreinte bancaire lorsqu’une somme d’argent précise est bloquée par un commerçant. Ce montant n’est pas prélevé directement, il n’est en ce sens pas nécessaire d’avoir les fonds sur son compte. Il est simplement bloqué, si besoin ultérieurement, et fait office de pré-autorisation ou dépôt de garantie.

Cependant, cela peut prêter à confusion. Il est important d’expliciter les notions de caution bancaire. Alors que la première (la caution) a un impact concret et direct sur les plafonds de paiement, ce n’est pas le cas de la deuxième qui n’a aucune incidence sur le solde. Concrètement, pour prendre une caution, vous devrez prendre l'empreinte bancaire de votre client, sans pour autant débiter son compte.

🔎 La prise de caution sur un terminal de paiement

Pour prendre une caution depuis votre terminal de paiement, il existe deux étapes bien distinctes. À savoir, la pré-autorisation via l’empreinte bancaire le Jour-J puis, 30 jours après, la fermeture définitive du dossier de cette pré-autorisation bancaire par CB.

Autrement dit, la somme de la caution est immobilisée pendant 1 mois maximum. C’est la durée légale de la prise de caution effectuée depuis l'empreinte bancaire.

Il est possible d’effectuer ce dépôt de garantie depuis votre terminal de paiement aussi bien en direct qu’à distance de vos clients grâce à un logiciel spécifique. On vous explique !

✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement en physique

Pour effectuer une prise de caution depuis votre terminal de paiement (TPE) en point de vente direct, il existe une application nommée PLBS (Paiement pour La Location de Biens et Services) à installer. Elle peut, dans certains cas, selon l’offre choisie, être installée par l’entreprise et/ou la FinTech de votre TPE en question.

Pour prendre une caution depuis votre terminal de paiement, il existe deux étapes bien distinctes. A savoir, la pré-autorisation via l'empreinte bancaire ou carte bancaire le Jour-j, 30 jours après, la fermeture définitive du dossier de cette pré-autorisation.

Autrement dit, grâce au logiciel PLBS, la somme de la caution est immobilisée pendant 1 mois maximum sur le compte bancaire du client. C'est la durée légale de la prise de caution.

Il est possible d'effectuer ce dépôt de garantie ou prise d'empreinte bancaire depuis votre terminal de paiement aussi bien en direct qu'à distance de vos clients. Voici quelques clarifications.

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✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement à distance

La caution peut se prendre à distance, c'est très courant dans le secteur de l’hôtellerie, cela permet de garantir et de sécuriser son chiffre d’affaires si un client annule sa réservation à la dernière minute.

À distance, vous avez 2 possibilités pour prendre une caution :

  • Depuis votre terminal de paiement usuel.
  • Depuis un terminal de paiement virtuel.

Dans le premier cas, la caution ou l'empreinte par carte bancaire se fait avec un appareil physique, cela diffère peu d’un encaissement basique, direct. Seule particularité : votre client vous adresse ses données bancaires par téléphone et c’est vous qui les rentrez sur le TPE, manuellement.

📌 Intégrer PLBS sur votre terminal de paiement

C’est l’étape clé probablement la plus périlleuse car l’installation du logiciel PLBS diffère selon le terminal de paiement que vous possédez. L’opération de téléchargement du logiciel PLBS peut donc s’avérer plus ou moins simplifiée. Dans certains cas, il vous faudra installer vous même le logiciel PLBS sur votre terminal de paiement et souscrire à un contrat précis auprès de votre banque.

✓ L’intégration PLBS auprès de votre banque

Comment ça marche ? Une fois votre demande faite, vous recevez une carte de domiciliation et code unique, utile pour le paramétrage de l’application.

Par la suite, vous téléchargerez le logiciel PLBS sur votre terminal (à savoir que cela varie d’un TPE à l’autre et qu’il n’existe pas de règle précise). Le tarif oscille entre 60 et 70 € HT pour l’ensemble de l’opération et vous pouvez bénéficier de l’aide d’un technicien si besoin.

✓ L’intégration PLBS auprès d’une FinTech

Comment ça marche ? Dans le cas d'une FinTech, dont le service client est plus poussé, vous pourrez parfois profiter du logiciel PLBS déjà installé sur votre TPE, par l’entreprise. Cela évite l’administratif et la complexité du contrat bancaire.

Il peut vous être proposé une offre clé en main, moins onéreuse et simplifiée pour la prise d'empreinte bancaire ou l'intégration PLBS sur votre TPE.

Verdict : si la prise de caution bancaire est un incontournable pour la location de biens et de services, son utilité depuis un terminal de paiement par carte bancaire n’est plus sujet, qu’il s’agisse de vente directe ou à distance par carte. À noter que l’intégration du logiciel PLBS pour la caution bancaire ou la pré-autorisation par carte varie beaucoup d’une entreprise à l’autre, tant d’un point de vue financier qu’au niveau de la complexité.

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