Comment et pourquoi prendre une caution sur un terminal de paiement ?

La prise de caution est désormais véritablement démocratisée. Concrètement, il s’agit d’une pré-autorisation à prélever une somme définie sur la carte bancaire de votre client, si besoin. Cette transaction, qu'est la pré-autorisation par carte bancaire, est un service de plus en plus répandu et indispensable dans le secteur de l’hôtellerie et de la location de biens et pour les acteurs fournissant une location de services. Cela permet notamment d’anticiper des dépenses lors d’un séjour à l’hôtel ou de garantir le bon entretien du matériel loué.

Bonne nouvelle : il est possible de prendre une caution en ligne directement depuis votre terminal de paiement. Comment ? Via un logiciel nommé PLBS (Paiement pour Location de Biens et Services) à intégrer sur votre TPE. Explications.

💳 La prise de caution avec son TPE : pour qui ?

La caution agit comme un outil de protection des commerçants, veillant à assurer le paiement avant même qu’il ne soit effectué. C’est-à-dire que votre client vous donne son accord pour prélever une somme sur son compte bancaire, clairement définie, si besoin.

Cela est particulièrement pratique dans le cadre des services de location. En titre d’exemple : la location de voiture, de vélo ou d’autre véhicule. L'utilisation de la caution permet, dans ce cas, de réaliser une pré-autorisation de prélèvement d’un montant précis, en fonction du tarif de la location. Le client autorise alors le loueur à prélever cette somme depuis sa carte bancaire s'il ne rend pas le matériel ou s’il l’endommage. Cela permet d’éviter tout litige et explicite l’engagement des deux parties dès le départ.

Suite à cela, le loueur a la possibilité de prélever une partie ou la totalité de la somme autorisée avant la fin de la location. L’idée étant d’ajuster le montant “prélevé” à celui réellement dépensé. C’est un service qui intéresse également le secteur du tourisme et de l’hôtellerie, quand il s’agit de réaliser une empreinte bancaire pour anticiper les dépenses de vos clients au cours d’un séjour.

✓ La prise de caution & empreinte avec un TPE : précisions

On parle donc de prise de caution ou d’empreinte bancaire lorsqu’une somme d’argent précise est bloquée par un commerçant. Ce montant n’est pas prélevé directement, il n’est en ce sens pas nécessaire d’avoir les fonds sur son compte. Il est simplement bloqué, si besoin ultérieurement, et fait office de pré-autorisation ou dépôt de garantie.

Cependant, cela peut prêter à confusion. Il est important d’expliciter les notions de caution bancaire. Alors que la première (la caution) a un impact concret et direct sur les plafonds de paiement, ce n’est pas le cas de la deuxième qui n’a aucune incidence sur le solde. Concrètement, pour prendre une caution, vous devrez prendre l'empreinte bancaire par TPE de votre client, sans pour autant débiter son compte.

🔎 La prise de caution sur un terminal de paiement

Pour prendre une caution depuis votre terminal de paiement, il existe deux étapes bien distinctes. À savoir, la pré-autorisation via l’empreinte bancaire le Jour-J puis, 30 jours après, la fermeture définitive du dossier de cette pré-autorisation bancaire par CB.

Autrement dit, la somme de la caution est immobilisée pendant 1 mois maximum. C’est la durée légale de la prise de caution effectuée depuis l'empreinte bancaire.

Attention : certaines cartes bancaires ne sont pas adaptées à la prise de caution. Il faut s'assurer d'avoir une carte à débit immédiat ou différé (carte de crédit pour la location de voiture par exemple).

Il est possible d’effectuer ce dépôt de garantie depuis votre terminal de paiement aussi bien en direct qu’à distance de vos clients grâce à un logiciel spécifique. On vous explique !

✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement en physique

Pour effectuer une prise de caution depuis votre terminal de paiement (TPE) en point de vente direct, il existe une application nommée PLBS (Paiement pour La Location de Biens et Services) à installer. Elle peut, dans certains cas, selon l’offre choisie, être installée par l’entreprise et/ou la FinTech de votre TPE en question.

Pour prendre une caution depuis votre terminal de paiement, il existe deux étapes bien distinctes. A savoir, la pré-autorisation via l'empreinte bancaire ou carte bancaire le Jour-j, 30 jours après, la fermeture définitive du dossier de cette pré-autorisation.

Autrement dit, grâce au logiciel PLBS, la somme de la caution est immobilisée pendant 1 mois maximum sur le compte bancaire du client. C'est la durée légale de la prise de caution.

Il est possible d'effectuer ce dépôt de garantie ou prise d'empreinte bancaire depuis votre terminal de paiement aussi bien en direct qu'à distance de vos clients. Voici quelques clarifications.

Je demande mon TPE !

✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement à distance

La caution peut se prendre à distance, c'est très courant dans le secteur de l’hôtellerie, cela permet de garantir et de sécuriser son chiffre d’affaires si un client annule sa réservation à la dernière minute.

À distance, vous avez 2 possibilités pour prendre une caution :

• Depuis votre terminal de paiement usuel.
• Depuis un terminal de paiement virtuel.

Dans le premier cas, la caution ou l'empreinte par carte bancaire se fait avec un appareil physique, cela diffère peu d’un encaissement basique, direct. Seule particularité : votre client vous adresse ses données bancaires par téléphone et c’est vous qui les rentrez sur le TPE, manuellement.

📌 Intégrer PLBS sur votre terminal de paiement

C’est l’étape clé probablement la plus périlleuse car l’installation du logiciel PLBS diffère selon le terminal de paiement que vous possédez. L’opération de téléchargement du logiciel PLBS peut donc s’avérer plus ou moins simplifiée. Dans certains cas, il vous faudra installer vous même le logiciel PLBS sur votre terminal de paiement et souscrire à un contrat précis auprès de votre banque.

✓ L’intégration PLBS auprès de votre banque

Comment ça marche ? Une fois votre demande faite, vous recevez une carte de domiciliation et code unique, utile pour le paramétrage de l’application.

Par la suite, vous téléchargerez le logiciel PLBS sur votre terminal (à savoir que cela varie d’un TPE à l’autre et qu’il n’existe pas de règle précise). Le tarif oscille entre 60 et 70 € HT pour l’ensemble de l’opération et vous pouvez bénéficier de l’aide d’un technicien si besoin.

✓ L’intégration PLBS auprès d’une FinTech

Comment ça marche ? Dans le cas d'une FinTech, dont le service client est plus poussé, vous pourrez parfois profiter du logiciel PLBS déjà installé sur votre TPE, par l’entreprise. Cela évite l’administratif et la complexité du contrat bancaire.

Il peut vous être proposé une offre clé en main, moins onéreuse et simplifiée pour la prise d'empreinte bancaire ou l'intégration PLBS sur votre TPE.

Verdict : si la prise de caution bancaire est un incontournable pour la location de biens et de services, son utilité depuis un terminal de paiement par carte bancaire n’est plus sujet, qu’il s’agisse de vente directe ou à distance par carte. À noter que l’intégration du logiciel PLBS pour la caution bancaire ou la pré-autorisation par carte varie beaucoup d’une entreprise à l’autre, tant d’un point de vue financier qu’au niveau de la complexité.

En savoir plus !

📌  FAQ : questions fréquentes sur la prise de caution avec un terminal de paiement (TPE)

✓ Quelle est la différence entre une caution et un paiement par TPE ?

La différence est notable une caution (empreinte) est uniquement un montant bloqué, non débité. Il peut être débloqué sans transaction finale. Alors qu'un paiement est un montant débité immédiatement sur le compte bancaire du client avec le terminal de paiement.

En résumé, ci-dessous en tableau, les différences entre une caution et un paiement : 

✓ Est-ce que tous les TPE permettent d'effectuer une prise de caution ?

Non, il faut vérifier que le terminal de paiement le permet (avec le système PLBS). En effet, seuls certains modèles ou logiciels de TPE (souvent couplés à des services spécifiques comme Yavin, Verifone, Ingenico, Smile&Pay, SumUp, etc.) permettent la prise de caution.

✓ Quel est le montant maximum qu’on peut bloquer en caution ?

Le montant maximum en caution dépend : 

• Du plafond de la carte bancaire du client.

• Des règles imposées par la banque du commerçant ou le prestataire du TPE. Généralement, cela varie entre 100 € et 1500 €, mais peut être plus pour certaines cartes (ex : cartes affaires ou premium).

✓ Le client voit-il la caution sur son compte bancaire après le paiement par TPE ?

La réponse est oui, normalement, une opération en attente ou un montant pré-autorisé apparaît, mais pas encore débité. 

A noter que cela, selon les banques, peut affecter son plafond de paiement de sa carte bancaire.

✓ Est-ce légal de prendre une caution par TPE sans prévenir le client ?

Absolument pas, le client doit être informé et donner son accord. C’est une obligation légale et une bonne pratique commerciale.

✓ Quels secteurs utilisent la prise de caution par TPE ?

Les secteurs les plus concernés par une prise de caution via un terminal de paiement sont : 

• Hôtels et hébergements touristiques

• Loueurs de véhicule

• Loueurs de matériel professionnel ou événementiel

• Centres de bien-être / spas

• Prestataires de services à domicile (ménage, travaux, etc.)

✓ Puis-je prendre plusieurs cautions avec un terminal de paiement sur la même carte ?

Dans l'absolu oui et dans la limite du plafond de la carte bancaire du client.

✓ Peut-on annuler une caution avec son terminal de paiement ?

Pas directement depuis tous les modèles de TPE. En règle générale, il faut attendre que le délai de la caution s'expire ou alors annuler l'empreinte via votre interface du TPE