Comment et pourquoi prendre une caution sur un terminal de paiement ?

La prise de caution est désormais véritablement démocratisée. Concrètement, il s’agit d’une pré-autorisation à prélever une somme définie sur la carte de votre client, si besoin. C’est donc un service de plus en plus répandu dans le secteur de l’hôtellerie et de la location de biens. Cela permet notamment d’anticiper des dépenses lors d’un séjour à l’hôtel ou de garantir le bon entretien du matériel loué.

Bonne nouvelle : il est possible de prendre une caution directement depuis votre terminal de paiement. Comment ? Via un logiciel nommé PLBS (Paiement pour Location de Biens et Services) à intégrer sur votre TPE. Explications.

💳 La prise de caution avec son TPE : pour qui ?

La prise de caution agit comme un outil de protection des commerçants, veillant à assurer le paiement avant même qu’il ne soit effectué. C’est-à-dire que votre client vous donne son accord pour prélever une somme, clairement définie, si besoin. Pratique.

Cela est particulièrement pertinent dans le cadre des services de location. En titre d’exemple, la location de voiture, de vélo ou d’autre véhicule. La caution permet, dans ce cas, de réaliser une pré-autorisation de prélèvement d’un montant précis, en fonction du tarif de la location. Le client autorise alors le loueur à prélever cette somme s'il ne rend pas le matériel ou s’il l’endommage. Cela permet d’éviter tout litige et explicite l’engagement des deux parties dès le départ.

Suite à cela, le loueur a la possibilité de prélever une partie ou la totalité de la somme autorisée. L’idée étant d’ajuster le montant “prélevé” à celui réellement dépensé. C’est un service qui intéresse également le secteur du tourisme et de l’hôtellerie, quand il s’agit de réaliser une empreinte bancaire pour anticiper les dépenses de vos clients au cours d’un séjour.

✓ La prise de caution & empreinte avec un TPE : précisions

On parle donc de prise de caution ou d’empreinte bancaire lorsqu’une somme d’argent précise est bloquée par un commerçant. Ce montant n’est pas prélevé directement, il n’est en ce sens pas nécessaire d’avoir les fonds sur son compte. Il est simplement bloqué, si besoin ultérieurement, et fait office de dépôt de garantie.

Cependant, cela peut prêter à confusion. Il est important d’expliciter les notions de caution bancaire. Alors que la première (la caution) a un impact concret et direct sur les plafonds de paiement, ce n’est pas le cas de la deuxième qui n’a aucune incidence sur le solde. Concrètement, pour prendre une caution, vous devrez prendre l'empreinte bancaire de votre client, sans pour autant débiter son compte.

🔎 La prise de caution sur un terminal de paiement

Pour prendre une caution depuis votre terminal de paiement, il existe deux étapes bien distinctes. À savoir, la pré-autorisation via l’empreinte bancaire le Jour-J puis, 30 jours après, la fermeture définitive du dossier de cette pré-autorisation.

Autrement dit, la somme de la caution est immobilisée pendant 1 mois maximum. C’est la durée légale de la prise de caution.

Il est possible d’effectuer ce dépôt de garantie depuis votre terminal de paiement aussi bien en direct qu’à distance de vos clients. Explications.

✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement en physique

Pour effectuer une prise de caution depuis votre terminal de paiement en point de vente direct, il existe une application nommée PLBS (Paiement pour La Location de Biens et Services) à installer. Elle peut, dans certains cas, selon l’offre choisie, être installée par l’entreprise et/ou la FinTech de votre TPE en question.

Bonne nouvelle : PLBS fonctionne sur la plupart des terminaux de paiement actuellement sur le marché (Ingenico, Verifone, Yavin…).

Comment ça marche ? L’application réalise une empreinte de la carte bancaire de votre client et immobilise ladite somme sur son compte. Avec une durée de validité d’un mois maximum. Il faut donc bien prendre en considération que le montant de la caution a un impact sur le plafond de paiement du client. La caution est généralement débitée lors de la restitution du matériel loué.

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✓ Prendre une caution sur un terminal de paiement à distance

La prise de caution à distance est très courante dans le secteur de l’hôtellerie afin de garantir et de sécuriser son chiffre d’affaires si un client annule sa réservation à la dernière minute.

À distance, vous avez 2 possibilités de prendre une caution :

• Depuis votre terminal de paiement usuel.
• Depuis un terminal de paiement virtuel.

Dans le premier cas, avec un appareil physique, cela diffère peu d’un encaissement basique, direct. Seule particularité : votre client vous adresse ses coordonnées bancaires par téléphone et c’est vous qui les rentrez sur le TPE, manuellement.

📌 Intégrer PLBS sur votre terminal de paiement

C’est l’étape clé probablement la plus périlleuse car l’installation diffère selon le terminal de paiement que vous possédez. L’opération peut donc s’avérer plus ou moins simplifiée. Dans certains cas, il vous faudra installer vous même le logiciel PLBS sur votre terminal de paiement et souscrire à un contrat précis auprès de votre banque.

✓ L’intégration PLBS auprès de votre banque

Comment ça marche ? Une fois votre demande faite, vous recevez une carte de domiciliation et code unique, utile pour le paramétrage de l’application.

Par la suite, vous téléchargerez PLBS sur votre terminal (à savoir que cela varie d’un terminal à l’autre et qu’il n’existe pas de règle précise). Le tarif oscille entre 60 et 70 € HT pour l’ensemble de l’opération et vous pouvez bénéficier de l’aide d’un technicien si besoin.

✓ L’intégration PLBS auprès d’une FinTech

Comment ça marche ? Dans le cas de FinTech, dont le service client est plus poussé, vous pourrez parfois profiter de l’application déjà installée sur votre TPE, par l’entreprise. Cela évite l’administratif et la complexité du contrat bancaire.

Il peut vous être proposé une offre clé en main, moins onéreuse et simplifiée.

Verdict : si la prise de caution est un incontournable, son utilité depuis un terminal de paiement n’est plus sujet, qu’il s’agisse de vente directe ou à distance. À noter que l’intégration de l’application PLBS varie beaucoup d’une entreprise à l’autre, tant d’un point de vue financier qu’au niveau de la complexité.

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