TPE et empreinte bancaire : qu’est-ce qu’une empreinte bancaire ?

Une empreinte bancaire autrement appelée « pré-autorisation » peut être considérée comme une caution. C'est une somme d'argent bloquée sur le compte du client avant le paiement final. Elle permet au commerçant de s’assurer que son client dispose du solde suffisant sur son compte bancaire pour louer un objet ou un service, au moment de la réservation.

L’empreinte bancaire est mise en place, en particulier, pour les commerçants et entreprises qui cherchent à encaisser des cautions en guise de garantie de paiement. Il est donc essentiel de comprendre pourquoi il est conseillé de prendre une caution avec son TPE et à quoi cela sert. 

💳 Définition : empreintes bancaires avec son TPE

L’empreinte bancaire est un moyen, pour le commerçant, d'avoir la preuve que son client dispose des fonds nécessaires pour louer ou valider l'achat de ce qu'il souhaite. Dans un premier temps, l'empreinte bancaire ou la pré-autorisation permet de s'assurer des moyens financiers du client mais aussi, d'assurer le prestataire de service qu'il percevra la totalité de son dû sans problème.

L'empreinte bancaire peut servir de garantie lors d'un paiement par carte au restaurant ou dans le cas d'un déplacement professionnel mais également lors d'un achat ou d'une location de biens et de services. Ces prestations nécessitent un mode de paiement renseigné à l'avance, cela permet de garantir votre présence ou de confirmer la prestation choisie et ainsi, d'effectuer la pré-autorisation. En tant que client, si la prise d'empreinte bancaire s'effectue sur un terminal de paiement, le commerçant vous demandera certainement de lui transmettre les coordonnées de votre compte ou carte de paiement bancaire.

L'empreinte bancaire est utile pour les achats, les locations de voiture ou de biens et de services. Une somme sera prélevée sur le compte bancaire du client. Au retour du bien loué, s'il est intact et non endommagé, alors la somme prélevée lui sera remboursée par le commerçant directement sur sa carte ou déduite de la somme finale lors du paiement.

Dans cet article, nous vous présentons le prélèvement d'empreinte bancaire par carte avec votre terminal de paiement électronique (TPE) et à quoi ça sert pour vous qui êtes commerçant ?

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✓ Pourquoi prendre une empreinte bancaire par carte avec votre TPE ?

L’empreinte bancaire est un moyen de rassurer le commerçant et d’émettre une caution autrement nommée dépôt de garantie qui est indispensable dans le cas d'une location de matériel, d'hébergement ou de services.

L’empreinte bancaire n’est pas dédiée qu’aux professionnels, elle s’applique aussi bien aux particuliers qui souhaitent louer leur résidence secondaire ou leur Airbnb.

✓ Que se passe-t-il une fois l'empreinte bancaire vérifiée ?

En effet, après les vérifications de l’empreinte bancaire faites par la banque, si le titulaire du compte ne possède pas les fonds requis pour le paiement, la transaction est automatiquement rejetée.

En règle générale, le principe de l'empreinte bancaire reste préventif, la somme est débitée du compte que dans le cas où le loueur n'a pas respecté les termes du contrat.

🔎 Comment prendre une empreinte bancaire avec son TPE ?

Cette pratique de l’empreinte bancaire consiste à bloquer la somme d’argent correspondant au montant final avant la phase du paiement. Tous les TPE de marque Ingenico, Pax ou encore Verifone acceptent les cautions à condition d’installer un logiciel supplémentaire sur le terminal de paiement.

Ce logiciel n'est autre que PLBS (Paiement pour la Location de Biens et Services), il coûte entre 60 et 70 euros et nécessite la souscription d’un contrat spécifique auprès de sa banque professionnelle.

Notez qu’il est possible que la somme d’argent prélevée sur le compte bancaire du loueur soit supérieure au prix d’achat réel. Par exemple, lorsque le particulier met son carburant, il paiera 100 euros à l'avance avant même de se servir et ne sera débité que du montant utilisé au final.

Autre cas de figure : si le particulier est à l'étranger et qu'il souhaite effectuer un paiement dans une devise différente de l'euro, une demande de prélèvement supérieur au prix initial peut lui être demandée. Cela peut servir à couvrir les frais de change.

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✓ Prendre une empreinte bancaire sur TPE par carte en présence du client ou à distance

Dans les deux cas, la prise de caution se fait avant le paiement, grâce aux coordonnées de la carte bancaire et depuis un terminal de paiement électronique ou machine à carte bancaire.

Les seules différences restent, qu’une prise d’empreintes bancaires à distance peut se faire de deux manières :

• Avec un terminal virtuel sur smartphone dans lequel le commerçant entre lui-même les données de la carte bancaire du client
• Via un module de paiement en ligne utilisable par le client à distance avec sa carte bancaire

✓ Quelle est la durée d’une empreinte bancaire avant le paiement final ?

Généralement, lorsque l’empreinte bancaire est prise par le TPE mobile, l’appareil effectue ce qu’on appelle une demande de pré-autorisation CB de débit et crée directement un numéro de dossier valable 1 mois. Une fois que le client restitue le bien ou termine la location ou l’achat d’un objet/service, le montant final est débité sur son compte.

Le montant final peut être différent. C'est le cas lorsque la caution est restituée directement sur le compte ou la carte de paiement du client.

Attention tout de même, à ne pas abuser de cette méthode d'empreinte bancaire car le plafond de paiement peut être atteint très rapidement.

✓ Comment se déroule le remboursement d’une empreinte bancaire ?

En effet, il est possible de se faire rembourser l’empreinte bancaire déposée. Au besoin, le client sera remboursé de la totalité de la somme sur sa carte de crédit ou de débit. Sachez qu'aucun remboursement partiel n'est possible.

En moyenne, le montant des commissions s’élève à 5% par carte et par prélèvement après la prise de l’empreinte bancaire. En cas de remboursement, les frais de commissions vous seront tout de même facturés.

Le remboursement de l’empreinte bancaire au client diffère d'une situation à l'autre et selon les règles de sa banque. Voici quelques cas possibles :

• Si le montant de l’empreinte bancaire est le même montant que la dépense, la caution se transforme en même débit
• Si le montant de l’empreinte bancaire est supérieur que celui de la dépense, la caution est annulée et le débit correspond à la somme réelle dépensée
• Si le montant de l’empreinte bancaire est inférieur au montant de la dépense, l’empreinte bancaire est remboursée sur la carte ou sur le compte moyennant des frais supplémentaires
• Si le TPE est en panne et que l’empreinte bancaire n’a pas été débitée, celle-ci reste bloquée dans un délai de 5 à 7 jours avant d’être remboursée au client

Dans le cas où vous constatez une opération frauduleuse, il est de votre devoir de faire opposition de votre carte bancaire en contactant votre banque pour un remboursement du montant prélevé.

✓ Comment faire annuler une empreinte bancaire par carte ?

Pour annuler une empreinte bancaire, il faut contacter le commerçant qui a fait la demande de dépôt de garantie et lui demander de la lever.

Si le commerçant refuse de faire annuler l’empreinte bancaire qu'il vous a prélevée par carte bancaire, vous pouvez contester le prélèvement auprès de votre banque en fournissant les preuves de non autorisation de prélèvement ainsi que les écrits prouvant votre désaccord.

L’annulation de l’empreinte bancaire par carte peut prendre quelques jours selon votre banque et le type de carte bancaire que vous possédez mais également selon le temps pris pour annuler la transaction.

✓ Est-il possible de faire une empreinte bancaire sans provision sur le compte ?

C’est possible mais un solde insuffisant sur votre compte bancaire entraînera des frais bancaires, des sanctions et des pénalités.

L’empreinte bancaire par carte sur un compte sans provision peut se produire lorsque vous êtes sur le point de réserver un hôtel ou une voiture avec votre carte bancaire. Dans ce cas, la banque vérifie que vous disposez des fonds nécessaires sur votre compte bancaire mais aucune somme ne sera prélevée puisqu’il s’agit là d’une empreinte bancaire donc d’une garantie que vous allez pouvoir payer plus tard.

Au moment du débit de la somme, si vous ne disposez pas des fonds nécessaires, le paiement sera rejeté. Votre banque vous facturera des frais d’incident et vous serez inscrits au Fichier Central des Chèques (FCC). Après cela, vous serez interdit de chéquier et de carte bancaire jusqu’à ce que la situation soit régularisée.

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📌 FAQ pour les commerçants : tout ce que vous devez savoir concernant l'empreinte bancaire

En tant que commerçant, comment puis-je prendre une empreinte bancaire ?

Pour prendre une empreinte bancaire, voici les différentes étapes à suivre : 

• Assurez vous d'avoir l'équipement nécessaire : un terminal de paiement qui accepte les empreintes bancaires
• Configurer votre matériel avec votre banque : elle vous permettra d'activer la fonctionnalité de pré-autorisation sur votre TPE
• Démarrez le processus de pré-autorisation avec vos clients

Par quel moyen puis-je m'assurer que l'empreinte bancaire est conforme à la loi française ?

Afin de vous assurez que l'empreinte bancaire est conforme à la réglementation imposée, voici ce que vous devez faire : 

• Informer clairement vos clients des modalités de paiement y compris les conditions de la pré-autorisation ou empreinte bancaire avant son encaissement.
• Intégrez clairement les détails de l'empreinte bancaire dans vos conditions générales de vente et assurez vous que les clients les lisent et les acceptent avant de finaliser la transaction.
• Respectez les règlementations bancaires et financières imposées par le Comité de la réglementation bancaire et financière ainsi que les normes Bâle II. 
• Si nécessaire, formez votre personnel pour qu'il puisse expliquer clairement le processus de l'empreinte bancaire aux clients et les conditions qu'il faut accepter pour que la pré-autorisation soit effective.

Quelle est la différence entre une empreinte bancaire et un paiement classique ?

La différence majeure entre ces deux moyens de paiement réside dans la manière dont les fonds sont gérés, par qui sont-ils utilisés et comment sont-ils sécurisés. 

S'agissant de l'empreinte bancaire : 

• Blocage d'un pourcentage des fonds du montant final de l'achat
• Les types de commerçants qui requièrent l'empreinte bancaire : (réservation hôtel, location de voiture, et d'autres encore)
• La libération des fonds, si la transaction est annulée, les fonds bloqués sont libérés entre 5 et 30 jours après l'annulation de l'achat
• Sécurité, en tant que commerçant vous avez la garantie que vos fonds seront libérés par vos clients

S'agissant du paiement classique par carte : 

• Débit immédiat des fonds au moment de l'achat
• Utilisation du paiement classique par carte bancaire ou espèces
• Aucun blocage préalable des fonds, c'est-à-dire qu'il n'y aucune pré-autorisation ou prise de caution effectuée au moment de l'achat
• Simplicité, le paiement classique ne nécessite pas l'intervention de la banque ni un terminal de paiement spécifique

Existe-t-il un montant minimum à prélever pour l'empreinte bancaire par TPE ?

Non, il n'y a pas de règle imposant le prélèvement d'un montant minimum pour votre empreinte bancaire pour chaque transaction. Le montant varie selon vos besoins et les conditions spécifiques de l'achat ou de la transaction pour laquelle la pré-autorisation est nécessaire.

Comment puis-je mettre en place l'empreinte bancaire avec mon terminal de paiement ?

Ce sont 6 étapes  successives qui permettent la mise en place de l'empreinte bancaire sur votre système de paiement : 

• Choisir un fournisseur de paiement qui offre la fonctionnalité de pré-autorisation sur TPE
• Configurez le terminal de paiement qui convient à votre activité
• Activez la fonctionnalité empreinte bancaire sur votre terminal pour chaque transaction
• Formez votre personnel sur l'utilisation du TPE permettant la prise d'empreinte bancaire
• Informez vos clients des modalités de l'empreinte bancaire avant la transaction
• Testez le système de paiement pour vous assurer qu'il fonctionne correctement et que les fonds bloqués sont bien libérés selon les conditions mises en place