Les meilleurs logiciels¬†de gestion de¬†notes de frais avec cartes corporate¬†& d√©penses d'entreprise¬†ūüí≥

 

Les offres digitales pour g√©rer vos frais √† moindre co√Ľt

 

La gestion des notes de frais peut devenir un v√©ritable casse-t√™te¬†pour les entreprises, de l‚Äôauto entrepreneur √† la tr√®s grande entreprise.¬†C‚Äôest une t√Ęche fastidieuse et tr√®s r√©p√©titive pour les comptables, qui demande une v√©rification stricte des charges et factures sur les montants, TVA, natures des d√©penses, etc... De plus, il peut arriver que des justificatifs peuvent se perdre ou deviennent illisibles.

La crise sanitaire COVID 19 apparu en Mars 2020, n'a pas am√©lior√© les choses, car avec le t√©l√©travail, d'une part, de nouvelles natures de d√©penses ont vu le jour, d'autre part ,avec des collaborateurs moins pr√©sents, le contr√īle des notes de frais est devenu¬†beaucoup trop compliqu√© s'il n'est pas digitalis√©.

C'est la raison pour laquelle ConnectBanque vous propose¬†son¬†comparatif¬†de solutions de cartes corporate de paiement pour la gestion des¬†notes de frais¬†(int√©grant un logiciel de gestion de note de frais 100% digital). Egalement, nous vous mettons √† disposition un guide sur les bonnes pratiques et les questions √† se poser avant de choisir une solution de gestion de note de frais avec¬†des cartes corporate. Le logiciel de gestion de notes de frais avec carte corporate¬†vous permettra aussi bien de r√©aliser des √©conomies que¬†d'√©viter les erreurs et¬†de¬†rembourser sans d√©lai ces d√©penses d'entreprises tout en √©tant conforme¬†√† la¬†loi sur la digitalisation des notes de frais¬†en cas de contr√īle.

ūüĒĚ Comparatif et classement¬†des cartes bancaires d'entreprise et corporate incluant un logiciel & application de gestion¬†de¬†notes de frais¬†ūüĒĚ

Co√Ľt carte d'entreprise

Logiciel note de frais

Tarif mensuel

Soldo Carte de paiement / notes de frais
Co√Ľt par carte

5‚ā¨

Logiciel note de frais

Inclus 

Tarif mensuel

A partir de 5‚ā¨

Mooncard Carte de paiement / notes de frais
Co√Ľt par carte

9,90‚ā¨

Logiciel note de frais

Inclus

Tarif mensuel

A partir de 7,50‚ā¨

Managerone gestion note de frais
Co√Ľt par carte

1 incluse puis 20‚ā¨/carte

Logiciel note de frais

Inclus 

Tarif mensuel

29,99‚ā¨

Carte de paiement / notes de frais Qonto
Co√Ľt par carte

2¬†incluses puis 5‚ā¨/carte/mois

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

29‚ā¨ avec l'option

Carte de paiement / notes de frais Anytime
Co√Ľt par carte

3 cartes incluses

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

19,5‚ā¨ avec l'option

Revolut Business Carte de paiement / notes de frais
Type de Carte

1 incluse puis 49‚ā¨/carte

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

25‚ā¨ avec l'option

ūüĒ欆Les chiffres cl√©s sur la¬†gestion des notes de frais

Pourquoi il est important d'avoir un suivi clair et précis sur ses notes de frais et dépenses d'entreprise ?

Pour démarrer ce guide et comparatif des logiciels & appli avec carte corporate, voici quelques chiffres sur la gestion des notes de frais en entreprise : 

  • Selon l'√©diteur Expensya, en 2018, un salari√© a d√©pens√© en moyenne 2 456‚ā¨ contre 2 322‚ā¨ en 2017.
  • D'apr√®s le GBTA, en 2022, les d√©penses li√©s aux voyages d'affaires (d√©placements professionnels et notes de frais) devraient atteindre 1 700 milliards de dollars √† travers le monde.
  • Selon l'√©diteur KDS, en 2019, 85% des entreprises consid√®rent que leur gestion des notes de frais n'est pas optimis√©e.
  • Enfin selon une √©tude de Chrome River, rien qu'aux Etats-Unis, les notes de frais frauduleuses des employ√©s co√Ľteraient 1,9 milliards de dollars par an aux entreprises.

Cartes de paiement d'entreprise ou remboursement de notes de frais ?

La gestion des notes de frais pour une entreprise peut √™tre tr√®s compliqu√©e o√Ļ les questions suivantes se posent : Comment faire une note de frais sans se tromper ? A quelle nature est rattach√©e cette d√©pense ? Doit-on faire une avance tous les mois ou rembourser √† la fin du mois les notes de frais ? Est-ce plus simple de faire une avance de frais ? Comment simplifier la transmission de document et justificatif de frais ?¬†Comment choisir une carte corporate pour les d√©penses d'entreprise ?¬†

Puis, depuis la crise sanitaire COVID19, avec l'√©mergence du t√©l√©travail, de nouvelles natures de frais sont apparues, mais comment prendre en compte ces nouvelles d√©penses ? Comment mieux contr√īler et permettre d'√©viter les abus de note de frais √† distance par les salari√©s ?¬†

Evaluez le co√Ľt de vos¬†notes de frais car le temps¬†c‚Äôest de l‚Äôargent¬†

En premier lieu, nous voulons souligner que selon un r√©cente r√©alis√©e par la fondation GBTA qu‚Äôen moyenne 20 minutes sont consacr√©s par¬†chaque salari√© pour remplir leur note de frais. De plus, qu‚Äôune note de frais sur cinq comporte des erreurs, et cette correction dure environ 18 minutes en moyenne. Ces 2 t√Ęches co√Ľteraient¬†approximativement 100 euros √† l‚Äôentreprise soit 53‚ā¨¬†pour le remplissage et la soumission de la note de frais, 47‚ā¨¬†dans le cas o√Ļ la note de frais comporterait des erreurs.

 

comparatif carte paiement notes de frais

 

La carte bancaire d'entreprise pour automatiser la gestion de note de frais et ne plus courir après les justificatifs de dépenses

Il existe aujourd’hui des logiciels de notes frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses par nature de manière efficace tout en évitant de faire des erreurs. Cependant, l’employé doit en général avancer ses frais, ce qui peut être très compliqué car il utilise sa carte bancaire personnelle et peut se perdre dans ses dépenses, perdre ses justificatifs ou qu'ils soient illisibles, ...Tout cela peut créer une situation inconfortable surtout lorsque les frais engagés sont importants en notes de frais.

De plus, même si nous partons sur le principe que tous les employés sont honnêtes, il peut exister des fraudes sur les notes de frais (cf. les chiffres clés sur la gestion des notes de frais) ; il est donc plus confortable d'avoir la copie de la note de frais ainsi que le suivi sur le compte bancaire.

Enfin, une gestion des notes de frais¬†par carte d'entreprise donnera une meilleure visibilit√© √† votre comptable et de vos d√©penses surtout en cas de contr√īle.

 

Ne courez plus après vos justificatifs de note de frais

 

ūüí° Notre avis :¬†Le remboursement de la note de frais¬†peut √™tre co√Ľteux pour l'entreprise¬†entre le temps pass√© et¬†les erreurs qui peuvent √™tre faites.¬†Nous vous conseillons¬†donc de privil√©gier la carte de paiement / bancaire d'entreprise pour g√©rer vos notes de frais avec un logiciel pour automatiser le suivi des d√©penses.

ūüí≥¬†Une carte de paiement corporate ou d'entreprise, mais c'est quoi ?

La carte corporate √©galement appel√©e carte d'entreprise ou business permet √† un salari√© de payer ses d√©penses professionnelles :¬†carburant, d√©placements (train, avion, ...), h√ītels, repas, d√©jeuner d'affaires,... ceci sans avancer les frais puisque c'est le compte bancaire de l'entreprise qui est directement d√©bit√©.

Dans certains cas, l'entreprise peut aussi fournir à ses salariés des cartes d'affaires. Ce type de carte de dépenses débite le compte du collaborateur et nécessite des notes de frais pour se faire rembourser par la suite.

Les avantages de la carte bancaire d'entreprise pour la gestion de notes frais

Il existe des cartes de paiement pour les notes de frais appelés cartes affaires ou encore cartes prépayées qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses en toute simplicité car ces cartes corporate intègrent un logiciel de notes de frais qui peut communiquer très facilement avec n’importe quel logiciel comptable. Concrètement, vous allez pouvoir avec une carte de dépenses d'entreprise :

  • Eviter les fraudes (selon une √©tude Chrome River, les notes de frais frauduleuses co√Ľteraient environ 2 milliards de dollars aux entreprises dans le monde)
  • Avoir une vue globale de toutes les d√©penses de notes de frais en temps r√©el de tous vos salari√©s et √™tre alert√© en cas de d√©passement de budget.
  • G√©rer des avances de frais¬†afin d'avoir¬†des salari√©s moins stress√©s par le remboursement
  • Gain de temps sur le remplissage et le contr√īle des notes de frais

ūüí° Notre conseil¬†:¬†Lorsque que vous fournissez une carte de paiement corporate √† vos collaborateurs, n'oubliez pas de fixer un¬†plafond¬†pour chaque collaborateur. Cela vous permettra d'√©viter les abus avec¬†la carte d'entreprise¬†et de respecter votre budget de d√©penses professionnelles.

Les applications digitales avec carte corporate¬†pour g√©rer¬†vos frais √† moindre co√Ľt !

Les banques en ligne, les n√©obanques, les cartes de paiement corporate pr√©pay√©es ,etc...¬†proposent des solutions efficaces pour g√©rer les notes de frais et surtout moins co√Ľteuses pour les entreprises ! Aujourd‚Äôhui, avec l‚Äôapparition des n√©obanques¬†(banques mobiles) comme Shine, Revolut, Qonto, N26,‚Ķ ou des cartes corporate de paiement pr√©pay√©es¬†comme Mooncard, vous serez d√©tenteur d'un compte bancaire pour g√©rer vos notes de frais.¬†Ce moyen permet aux¬†employeurs¬†de suivre les d√©penses de leurs salari√©s en toute s√©r√©nit√© √† moindre frais car ces cartes de d√©penses d'entreprise sont souvent gratuites¬†et proposent des services de suivi de frais¬†√† des co√Ľts tr√®s bas. Avec le logiciel de gestion de note de frais, vous allez avoir¬†la possibilit√© de prendre en photo les justificatifs, de s√©lectionner la nature de la d√©pense (repas par exemple), le lieu, etc.¬†et d'enregistrer tous les montants engag√©s¬†√† travers l‚Äôapplication mobile afin que ce soit comptabilis√© (dont la TVA).¬†

‚ėĎÔłŹ Notre conseil¬†:¬†nous constatons que de plus en plus d'entreprises adossent ces cartes bancaires √† une banque en ligne pour¬†professionnels. D'une¬†part, car les banques en ligne proposent des prix tr√®s comp√©titifs, et disposer d'un second compte bancaire pour une meilleure gestion est devenue monnaie courante.¬†D'autre part, cela vous permettra de g√©rer ce centre de co√Ľt de mani√®re distingu√©e. La loi √©volue en mati√®re de contr√īle et l'Etat vise √† simplifier le travail du contr√īle fiscal gr√Ęce √† la digitalisation. En ayant tout un syst√®me de gestion de note de frais bien distinct, vous serez plus pr√©cis, plus efficace¬†et transparent en cas de contr√īle.¬†

‚úĒÔłŹ Comparez les¬†banques en ligne et neobanques pour les professionnels, elles proposent les m√™mes services (et tr√®s souvent plus innovants)¬†que les banques traditionnelles avec des tarifs bancaires beaucoup moins √©lev√©s et dans certains cas un compte professionnel gratuit pour les d√©penses et notes de frais.

Comparez les banques en ligne pour les pros  

Conclusion : optez pour le meilleur logiciel de¬†notes de frais automatis√© et carte d'entreprise ūüöÄ

Choisir des cartes de paiement corporate 100% param√©trable¬†pour les salari√©s et cadres accompagn√© d'un logiciel de notes de frais permet √† la fois de r√©duire drastiquement les co√Ľts et r√©aliser des r√©elles √©conomies mais permettre aussi de profiter des avantages suivants :¬†

  • une responsabilisation et satisfaction¬†des salari√©s accrue avec un remboursement plus rapide
  • une forte r√©duction des risques d'erreur et d'abus¬†
  • suivi en temps r√©el des charges & d√©penses des notes de frais¬†
  • contr√īle des plafonds et type de d√©penses en fonction du salari√© et ses besoins¬†
  • gain de temps et r√©duction de la charge de travail du service comptable
  • une gestion de votre tr√©sorerie simplifi√©e¬†¬†
  • des¬†√©conomies sur les d√©penses gr√Ęce √† des¬†r√©ductions accessible¬†avec la carte d'entreprise

Alors n'attendez plus et optez pour le meilleur logiciel de notes de frais et carte d'entreprise pour les dépenses professionnelles.

Par exemple, avec Mooncard, vous obtenez une gestion de note de frais automatisée avec :

  • des cartes corporate 100% param√©trable pour les salari√©s et cadres afin de¬†payer les d√©penses d'entreprise¬†
  • la possibilit√© de contr√īler en direct les frais professionnels
  • une int√©gration comptable automatis√©e
  • des Miles cumul√©s √† chaque d√©pense professionnelle pay√©e avec la carte d'entreprise

ūüĒ•¬†Mooncard, avec ses cartes corporate pour les d√©penses professionnelles¬†et notes de frais,¬†offre aux nouveaux clients¬†7 000 miles √† l'ouverture.

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