Les meilleurs logiciels SaaS ou appli de gestion de notes de frais avec cartes de dépenses d'entreprise 💳 

🔍 Les chiffres clés sur la gestion des notes de frais

Pourquoi est-il important d'avoir un suivi clair et précis sur ses notes de frais et dépenses d'entreprise ?

Pour démarrer ce guide et comparatif des logiciels & appli de note frais, voici quelques chiffres sur la gestion des notes de frais en entreprise auprès d'éditeurs tels que Expensya, Jenji, Cleemy : 

• Selon l'éditeur de logiciel Expensya, en 2023, les dépenses d'un salarié ont augmenté de 26,9% au cours du premier trimestre 2023.
• D'après le GBTA, en 2024, les dépenses liées aux voyages d'affaires (déplacements professionnels et notes de frais) devraient atteindre 1 400 milliards de dollars à travers le monde et les 1 800 milliards d'ici à 2027.
• Enfin selon une étude de Captio réalisée sur plus de 130 entreprises françaises, l'ensembles de ces notes de frais a montré que plus de 7 millions d'euros faisaient référence à des notes de frais frauduleuses.
• D'après l'éditeur de logiciel de notes de frais Jenji qui s'est basé sur une étude PwC, 71% des entreprises françaises seraient concernées par la fraude aux notes de frais et 1 français sur 3 admettent tricher sur leurs reçus de leurs dépenses professionnelles comme les déplacements ou repas pour se faire rembourser des frais indus.

C'est sûrement la raison pour laquelle nous voyons apparaître une multitude de nouveaux acteurs qui lancent leur application comme Izyfrais, Spendesk, Rydoo, Cleemy, Onexpense, etc.. pour ne citer qu'eux.

Cartes de paiement d'entreprise ou remboursement de notes de frais ?

La gestion des notes de frais pour une entreprise peut être très compliquée où les questions suivantes se posent : Comment faire une note de frais sans se tromper ? À quelle nature est rattachée cette dépense ? Doit-on faire une avance tous les mois ou rembourser à la fin du mois l'intégralité des notes de frais ? Est-ce plus simple de faire une avance de frais ? Comment simplifier la transmission de document et justificatif de frais ? Comment choisir un logiciel de note de frais pour les dépenses d'entreprise ? 

Depuis la crise sanitaire il y a 4 ans, nous avons assisté à l'émergence du télétravail en France entraînant ainsi de nouvelles natures de notes de frais sont apparues, mais comment prendre en compte ces nouvelles dépenses ? Comment mieux les contrôler et permettre d'éviter les abus de note de frais à distance par les salariés ? 

Évaluez le coût de vos notes de frais car le temps c’est de l’argent 

En premier lieu, nous voulons souligner que selon une récente étude réalisée par la fondation Global Travel Association, ce sont en moyenne 20 minutes sont consacrés par chaque salarié pour remplir leurs notes de frais. De plus, qu’une note de frais sur cinq comporte des erreurs, et cette correction dure environ 18 minutes en moyenne. Ces 2 tâches coûteraient approximativement 100 euros à l’entreprise soit 53 € pour le remplissage et la soumission de la note au logiciel de notes de frais et 47 € supplémentaires dans le cas où la note de frais comporte des erreurs.

La carte bancaire d'entreprise pour automatiser la gestion de note de frais et ne plus courir après les justificatifs de dépenses

Il existe aujourd’hui des logiciels de notes frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses de manière efficace tout en évitant de faire des erreurs. Cependant, l’employé doit en général avancer ses frais, ce qui peut être très compliqué, car il utilise sa carte bancaire personnelle et peut se perdre dans ses dépenses, perdre ses justificatifs ou craindre qu'ils ne deviennent illisibles,... Tout cela peut créer une situation inconfortable surtout lorsque les frais engagés sont importants en notes de frais.

De plus, même si nous partons sur le principe que tous les employés sont honnêtes, il peut exister des fraudes sur les notes de frais (cf. les chiffres clé sur la gestion des notes de frais) ; il est donc plus confortable d'avoir la copie de la note de frais ainsi que le suivi sur le compte bancaire.

Enfin, une gestion des notes de frais par carte d'entreprise donnera une meilleure visibilité à votre comptable et de vos dépenses surtout en cas de contrôle.

💡 Notre avis : Le remboursement de la note de frais peut être coûteux pour l'entreprise entre le temps passé et les erreurs qui peuvent être faites. Nous vous conseillons donc de privilégier la carte de paiement/bancaire d'entreprise pour gérer vos notes de frais avec un logiciel pour automatiser le suivi des dépenses.

💳 Une carte de paiement corporate ou d'entreprise, mais c'est quoi ?

La carte corporate également appelée carte d'entreprise ou business permet à un salarié de payer ses dépenses professionnelles sur le logiciel de note de frais : carburant, déplacements (train, avion, ...), hôtels, repas, déjeuner d'affaires,... Ceci sans avancer les frais sur l'application de note de frais puisque c'est le compte bancaire de l'entreprise qui est directement débité.

Dans certains cas, l'entreprise peut aussi fournir à ses salariés des cartes d'affaires. Ce type de carte de dépenses débite le compte du collaborateur et nécessite des notes de frais pour se faire rembourser par la suite.

Les avantages du logiciel et application pour la gestion de notes frais

Il existe des logiciels et applications de notes de frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses en toute simplicité car ces cartes corporate intègrent un logiciel de notes de frais qui peut communiquer très facilement avec n’importe quel logiciel comptable. 

Concrètement, avec une carte de dépense d'entreprise, vous allez pouvoir :

• Éviter les fraudes (selon une étude Chrome River, les notes de frais frauduleuses coûteraient environ 2 milliards de dollars aux entreprises dans le monde)
• Avoir une vue globale de toutes les dépenses sur l'appli de notes de frais en temps réel de tous vos salariés et être alerté en cas de dépassement de budget.
• Gérer des avances de frais afin d'avoir des salariés moins stressés par le remboursement
• Gain de temps sur le remplissage et le contrôle des notes de frais

💡 Notre conseil : Lorsque que vous fournissez une carte de paiement corporate à vos collaborateurs, n'oubliez pas de fixer un plafond pour chaque collaborateur. Cela vous permettra d'éviter les abus avec la carte d'entreprise et de respecter votre budget de dépenses professionnelles.

Les applications digitales avec carte corporate pour gérer vos frais à moindre coût !

Les banques en ligne et les néobanques proposent des solutions efficaces pour gérer les notes de frais et surtout moins coûteuses pour les entreprises ! Aujourd’hui, avec l’apparition des banques mobiles comme Shine, Revolut, Qonto, N26, Wallester… Ou encore des cartes corporate de paiement prépayées comme Mooncard, vous serez détenteur d'un compte bancaire pour gérer vos notes de frais. Ce moyen permet aux employeurs de suivre les dépenses de leurs salariés en toute sérénité à moindre frais car ces cartes de dépenses d'entreprise sont souvent gratuites et proposent des services de suivi de frais et des logiciels de notes de frais à des coûts très bas. 

Avec le logiciel de gestion de note de frais, vous allez avoir la possibilité de prendre en photo les justificatifs, de sélectionner la nature de la dépense (repas par exemple), le lieu, etc. Et d'enregistrer tous les montants engagés à travers l’application de notes de frais mobile afin que ce soit comptabilisé (dont la TVA). 

☑️ Notre conseil : nous constatons que de plus en plus d'entreprises adossent ces cartes bancaires à une banque en ligne pour professionnels. D'une part, car les banques en ligne proposent des prix très compétitifs, et disposer d'un second compte bancaire pour une meilleure gestion est devenu monnaie courante. D'autre part, cela vous permettra de gérer ce centre de coût de manière distinguée. La loi évolue en matière de contrôle et l'Etat vise à simplifier le travail du contrôle fiscal grâce à la digitalisation. En ayant tout un système de gestion de note de frais bien distinct, vous serez plus précis, plus efficace et transparent en cas de contrôle. 

✔️ Comparez les banques en ligne et néobanques pour les professionnels, elles proposent les mêmes services (et très souvent plus innovants) que les banques traditionnelles avec des tarifs bancaires beaucoup moins élevés et dans certains cas un compte professionnel gratuit pour les dépenses et notes de frais.

Comparez les banques en ligne pour les pros  

🔍 Zoom sur notre avis & comparatif de logiciel et application de notes de frais gratuit en France

En France, en 2024, que vous soyez seul ou en équipe, il existe des solutions capables de gérer l'ensemble de vos notes de frais en ligne, d'agréger la donnée de manière instantanée ainsi vous permettre de gérer vos dépenses professionnelles aussi bien sur votre téléphone, ordinateur avec des cartes bancaires nominatives. 

Nous avons sélectionné pour vous les applications et logiciels de notes de frais doté d'une ou plusieurs cartes bancaires pour gérer aussi bien vos repas, voyages, indemnités kilométriques, ... afin de ne plus utiliser Excel pour la gestion de note de frais et d'avoir une solution en ligne disponible 24h/24.

✓ Mooncard, l'application de notes de frais pour gérer le remboursement des frais professionnels 

Cette solution logicielle de note frais en ligne créée en 2016 permet avant toute chose de régler toutes vos dépenses liées à votre activité professionnelle grâce à la carte de paiement entreprise Visa proposée par Mooncard. Cela signifie que vous réconciliez de manière simple et automatique vos dépenses avec votre appli de note de frais.

 

 

✅ Avantages de Mooncard avec son logiciel de note de frais

• Application de gestion de notes de frais avec différents droits en fonction de l'utilisateur : comptable, Directeur Financier, Manager, collaborateur, etc
• Workflow de validation à différents niveaux avec Mooncard Mobility,
• Application mobile pour prendre en photo les justificatifs et saisir gratuitement les notes de frais en ligne,
• Option "cartes carburant" pour accéder à toutes les stations service, péages, parkings et stations de lavage,
• Gestion des écritures comptables et communication avec n'importe quel logiciel de comptabilité,
• Tarif très compétitif : à partir de 7,50 € par mois (incluant l'application de gestion).

❎ Points de vigilance 

• Paiements sans frais et gratuits uniquement en zone Euro

🔥 Mooncard, avec sa solution de dépenses professionnelles et grâce à ce logiciel de notes de frais, offre aux nouveaux clients 2 mois offerts pour un engagement d'un an et 7000 miles à l'ouverture du compte.

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✓ Pleo : le logiciel de notes de frais simplifié pour des dépenses contrôlées

Créée en 2015, la startup s'étend au niveau européen et fait concurrence directe aux différentes néobanques qui proposent un compte pro pour la gestion de note de frais. Pour éviter de perdre du temps, de gérer l'entreprise et la comptabilité en même temps et surtout, avoir à trier les notes de frais de vos collaborateurs, Pleo a conçu 3 offres de comptes pros pour gérer vos dépenses en toute tranquillité et à moindre frais.

Proposant une offre Starter gratuitement pour un maximum d'utilisateurs, Pleo propose aussi une formule Advanced au prix de 99 euros par mois, toutes les formules comprennent différents avantages et services selon vos besoins. La gestion de vos notes de frais est automatisée et se fait en quelques clics seulement.

 

 

✅ Avantages de l'application de note de frais Pleo intégré à votre compte professionnel

• Intégration de votre logiciel de compta directement sur l'application
• Suivi des dépenses en temps réel
• Remboursement des dépenses et indemnités kilométriques en espèces
• Relance automatique des collaborateurs qui ne fournissent pas les justificatifs
• Gestion par catégories des dépenses professionnelles

❎ Points de vigilance 

• Dans l'offre Starter, chaque retrait est facturé au prix de 5 €
• Le paiement des factures est limité sur chaque formule

J'essaye gratuitement !

✓ Soldo : l'application de note de frais gratuite

Créée en 2015, Soldo se veut être une solution clé tout en un pour la gestion des frais professionnels (cartes bancaires Mastercard associées à un logiciel de notes de frais). Cela vous permet de suivre de manière simple les dépenses de votre entreprise tout en évitant les erreurs de saisie. Ce système permet de mieux contrôler votre budget alloué aux notes de frais et de vous focaliser sur le contrôle des dépenses professionnelles grâce à l'outil qui gère le traitement.

✅ Avantages du logiciel de note de frais Soldo

• Offre sans engagement
• Exportation des données de transaction dans plusieurs formats XLSX, CSV, QIF et OFX pour les logiciels comptable en quelques clics
• La société Soldo Financial Services est autorisée et réglementée par la Banque centrale d’Irlande en vertu de la réglementation 9 du règlement de 2011 des Communautés européennes (monnaie électronique).
• Frais de change bas pour les paiements en devises étrangères

❎ Points de vigilance 

• Frais de 1 € supplémentaire pour un retrait en euros et de 2 € pour un retrait en devises, ce qui n'est pas trop étonnant, car l'usage principal de cette appli pour notes de frais est le paiement avec votre Mastercard pour les dépenses professionnelles.

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🔍 Zoom sur notre avis & comparatif des comptes pro avec application de note de frais en France

Les nouveaux comptes bancaires professionnels ne sont pas seulement une offre vous permettant d'encaisser et de décaisser de l'argent, mais deviennent de plus en plus des solutions permettant de gérer l'ensemble de votre activité professionnelle grâce aux différentes fonctionnalités présentes sur ce compte pro. Avec ces comptes bancaires pros complets et innovants, vous avez notamment la possibilité de gérer vos notes de frais en ligne depuis une seule et même interface. 

C'est la raison pour laquelle, ConnectBanque a sélectionné pour vous les comptes bancaires professionnels proposant un logiciel de note de frais dans leur offre de compte.

✓ Qonto : la banque pro qui permet la gestion des professionnels avec son outil intégré

Créé en 2016, Qonto est un compte bancaire professionnel en ligne qui a l'agrément en tant qu'établissement de paiement auprès de l'ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution). Qonto se veut être une solution complète permettant de gérer son entreprise notamment au niveau des dépenses. C'est pour cela, qu'en plus de fournir un RIB, un compte, la banque pour pros en ligne intègre également une solution de gestion de notes de frais.

✅ Avantages du logiciel de note de frais Qonto intégré avec votre compte bancaire

• Dématérialisation de vos justificatifs ou reçus pour favoriser le zéro papier.
• Réconciliation automatique de la dépense avec le justificatif, idéal pour un comptable
• Vision d'ensemble de vos dépenses professionnelles que vous pouvez catégoriser
• Plateforme disponible 24h/24

❎ Points de vigilance 

• La solution de gestion de notes de frais est en option chez Qonto à 29€ par mois

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✓ Anytime : le compte bancaire professionnel qui intègre la fonctionnalité de gestion des notes de frais

Créée en 2012, Anytime est un neobanque pour les sociétés en ligne qui veut éliminer les coûts inutiles d'une banque traditionnels pour les pros tout en proposant une solution complète pour permettre aux sociétés d'avoir une vue d'ensemble sur leurs dépenses à partir d'un point central : le compte bancaire professionnel ou le logiciel de notes de frais. Il leur a donc semblé évident d'intégrer une application de notes de frais dans leur offre de compte pro. Un logiciel de notes de frais qui est utile tant pour le collaborateur que pour l'entreprise.

L'interface de cette application note de frais met à disposition une multitude d'outils qui permettront aux différents utilisateurs de saisir en quelques clics ses frais kilométriques lorsqu'il est en déplacement par exemple.

✅ Avantages de l'application de note de frais Anytime intégré à votre compte pro

• Gestion budgétaire par collaborateur ou type de collaborateur
• Gestion des justificatifs de dépenses
• Relance automatique des collaborateurs qui ne fournissent pas les justificatifs
• Gestion par catégories des dépenses professionnelles

❎ Points de vigilance 

• Le logiciel de notes frais Anytime est disponible en option à 19,5 € par mois les offres Solo et Premium sur les autres offres le logiciel de dépenses professionnelles est gratuit ou inclus.

🚀 Conclusion : optez pour le meilleur logiciel de notes de frais automatisé

Choisir des cartes de paiement d'entreprise 100% paramétrables pour les salariés et cadres accompagnées d'un logiciel de notes de frais permet à la fois de réduire drastiquement les coûts et réaliser de réelles économies, mais permettre aussi de profiter des avantages suivants : 

• Une responsabilisation et satisfaction des salariés accrue avec un remboursement plus rapide.
• Une forte réduction des risques d'erreur et d'abus. 
• Suivi en temps réel des charges et dépenses des notes de frais.
• Contrôle des plafonds et type de dépenses en fonction du salarié et de ses besoins.
• Gain de temps et réduction de la charge de travail du service comptable.
• Une gestion de votre trésorerie simplifiée.
• Des économies sur les dépenses grâce à des réductions accessibles.

Alors n'attendez plus et optez pour le meilleur logiciel de notes de frais pour les dépenses professionnelles.

Par exemple, avec Mooncard, vous obtenez une gestion de note de frais automatisée avec :

• Des cartes de paiement 100 % paramétrable pour les salariés et cadres afin de payer les dépenses d'entreprise.
• La possibilité de contrôler en direct les frais professionnels.
• Une intégration comptable automatisée.
• Des Miles cumulés à chaque dépense professionnelle payée.

📌FAQ : questions fréquentes sur les solutions de gestion de notes de frais (appli ou logiciel)

✓ Comment choisir un logiciel ou appli de gestion de notes de frais ? 

Cet outil de gestion de notes de frais permet d'automatiser et de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Les salariés scannent leurs justificatifs sur l'application de notes de frais et soumettent directement leur demande de remboursement. 

Pour bien choisir votre logiciel de notes de frais, plusieurs critères sont à prendre en compte : 

• L'ergonomie du logiciel : il doit être facile à utiliser pour les collaborateurs et pour les gestionnaires. L'interface doit être intuitive et l'appli compatible avec différents supports (tablette, ordinateur, smartphone)
• La fiabilité : sécurité et confidentialité sont les mots d'ordre qui permettront une prestation de qualité
• La performance : l'application de notes de frais doit offrir une rémunération adaptée aux différents besoins de l'entreprise
• La compatibilité : le logiciel de note de frais doit être compatible avec les autres outils utilisés par l'entreprise comme : le logiciel de compta, le logiciel de gestion de paie et bien d'autres.

✓ Comment fonctionne un logiciel ou application de gestion de notes de frais ? 

Les étapes principales du fonctionnement d'un logiciel de notes de frais sont les suivantes : 

• Le salarié effectue une dépense dans le cadre de son activité professionnelle (un repas entre collaborateurs/clients, un déplacement)
• Il scanne le justificatif de la dépense directement sur l'appli de notes de frais
• Il vérifie et valide les informations
• Il soumet sa demande de remboursement au service comptable de son entreprise ou au manager
• En cas d'acceptation, il est remboursé directement par virement bancaire ou par chèque selon le mode de paiement pour lequel il a opté
• La note de frais est ainsi enregistrée et toutes les données relatives aux dépenses du salarié sont archivées et transmises automatiquement au logiciel de comptabilité de l'entreprise pour faciliter la déclaration fiscale

✓ Quels sont les différents avantages d'un logiciel ou appli de notes de frais ? 

De nombreux avantages font du logiciel de notes de frais un élément important que toute entreprise se doit d'intégrer à sa routine comptabilité.

Parmi les avantages que comporte une application de notes de frais, on peut citer : 

• Gain de temps considérable permettant d'améliorer la productivité des employés
• Réduction des différents coûts liés au traitement manuel des notes de frais
• Fiabilité et exactitude des données saisies
• Réduction des erreurs et des notes de frais frauduleuses 
• Optimisation du budget et du contrôle des dépenses de l'entreprise
• Transparence et traçabilité : suivi en temps réel des dépenses 

✓ Combien coûte en moyenne un logiciel de notes de frais ? 

Afin de pouvoir gagner du temps et contrôler les dépenses de vos associés et collaborateurs, il est important d'avoir une application de gestion de notes de frais correcte avec des services et fonctionnalités avancés.

Pour cela, il faudra compter en moyenne 15 € par mois et par utilisateur. Ce chiffre peut varier en fonction de la taille de l'entreprise, des options choisies et du nombre d'utilisateurs.