Les meilleurs logiciels SaaS ou appli de gestion de notes de frais avec cartes de d√©penses d'entreprise ūüí≥¬†

 

Les meilleurs logiciels ou appli de gestion de notes de frais

 

La gestion des notes de frais peut devenir un v√©ritable casse-t√™te¬†pour les entreprises, de l‚Äôauto entrepreneur √† la tr√®s grande entreprise.¬†C‚Äôest une t√Ęche fastidieuse et tr√®s r√©p√©titive pour les comptables,¬†qui demande une v√©rification stricte des charges et factures sur les montants, TVA, natures des d√©penses, etc.¬†De plus, il peut arriver que des justificatifs peuvent se perdre ou deviennent illisibles.

La crise sanitaire COVID 19 apparue en mars 2020, n'a pas am√©lior√© les choses, car avec le t√©l√©travail, d'une part, de nouvelles natures de d√©penses ont vu le jour, d'autre part, avec des collaborateurs moins pr√©sents, le contr√īle des notes de frais est devenu¬†beaucoup trop compliqu√© s'il n'est pas digitalis√©.

C'est la raison pour laquelle ConnectBanque vous propose¬†son comparatif de solutions de gestion des notes de frais (int√©grant un logiciel saas de gestion de note de frais 100 % digital). √Čgalement, nous vous mettons √† disposition un guide sur les bonnes pratiques et les questions √† se poser avant de choisir une solution de gestion de note de frais avec des cartes corporate. Le logiciel saas (software as a service) de gestion de notes de frais vous permettra aussi bien de r√©aliser des √©conomies que d'√©viter les erreurs et de rembourser sans d√©lai ces d√©penses d'entreprises tout en √©tant conforme √† la loi sur la digitalisation des notes de frais¬†en cas de contr√īle.

ūüĒ̬†Comparatif et classement¬†des cartes bancaires d'entreprise¬†incluant un logiciel & application de gestion¬†de¬†notes de frais¬†ūüĒĚ

Co√Ľt carte d'entreprise

Logiciel note de frais

Tarif mensuel

Carte de paiement / notes de frais Wallester
Note de frais Wallester
Co√Ľt par carte

illimité

Logiciel note de frais

inclus

Tarif mensuel

A partir de 0‚ā¨

Mooncard Carte de paiement / notes de frais
Co√Ľt par carte

9,90‚ā¨

Logiciel note de frais

Inclus

Tarif mensuel

A partir de 5‚ā¨

Pléo gestion note de frais
Co√Ľt par carte

3 incluses

Logiciel note de frais

Inclus 

Tarif mensuel

A partir de 0‚ā¨

Carte de paiement / notes de frais Revolut Business
Type de Carte

1 incluse puis 5‚ā¨/carte

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

25‚ā¨ avec l'option

Carte de paiement / notes de frais Shine
Co√Ľt par carte

2 cartes incluses

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

29‚ā¨ avec l'option

Soldo Carte de paiement / notes de frais
Co√Ľt par carte

5‚ā¨

Logiciel note de frais

Inclus 

Tarif mensuel

A partir de 5‚ā¨

Carte de paiement / notes de frais Qonto
Co√Ľt par carte

2¬†incluses puis 5‚ā¨/carte/mois

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

29‚ā¨ avec l'option

ūüĒ欆Les chiffres cl√©s sur la¬†gestion des notes de frais

Pourquoi il est important d'avoir un suivi clair et précis sur ses notes de frais et dépenses d'entreprise ?

Pour démarrer ce guide et comparatif des logiciels & appli de note frais, voici quelques chiffres sur la gestion des notes de frais en entreprise auprès d'éditeurs tels que Expensya, Jenji, Cleemy : 

  • Selon l'√©diteur de logiciel Expensya, en 2018, un salari√© a d√©pens√© en moyenne 2 456‚ā¨ contre 2 322‚ā¨ en 2017.
  • D'apr√®s le GBTA, en 2022, les d√©penses li√©s aux voyages d'affaires (d√©placements professionnels et notes de frais) devraient atteindre 1 700 milliards de dollars √† travers le monde.
  • Selon l'√©diteur de logiciel KDS, en 2019, 85% des entreprises consid√®rent que leur gestion des notes de frais n'est pas optimis√©e.
  • Enfin selon une √©tude de Chrome River, rien qu'aux Etats-Unis, les notes de frais frauduleuses des employ√©s co√Ľteraient 1,9 milliards de dollars par an aux entreprises.
  • D'apr√®s l'√©diteur de logiciel de notes de frais Jenji qui s'est bas√© sur une √©tude PwC, 71% des entreprises fran√ßaises seraient concern√©es¬†par la fraude aux notes de frais et 1 fran√ßais sur 3 admettent tricher sur leurs re√ßus de leurs d√©penses professionnelles comme les d√©placements ou repas pour se faire rembourser des frais indus.

C'est s√Ľrement la raison pour laquelle, nous voyons appara√ģtre une multitude d nouveaux acteurs qui lancent leur application comme Izyfrais, Spendesk, Rydoo, Cleemy, Onexpense, etc.. pour ne citer qu'eux.

Cartes de paiement d'entreprise ou remboursement de notes de frais ?

La gestion des notes de frais pour une entreprise peut √™tre tr√®s compliqu√©e o√Ļ les questions suivantes se posent : Comment faire une note de frais sans se tromper ? √Ä quelle nature est rattach√©e cette d√©pense ? Doit-on faire une avance tous les mois ou rembourser √† la fin du mois les notes de frais ? Est-ce plus simple de faire une avance de frais ? Comment simplifier la transmission de document et justificatif de frais ? Comment choisir un logiciel de note de frais pour les d√©penses d'entreprise ?¬†

Puis, depuis la crise sanitaire COVID19, avec l'√©mergence du t√©l√©travail, de nouvelles natures de frais sont apparues, mais comment prendre en compte ces nouvelles d√©penses ? Comment mieux contr√īler et permettre d'√©viter les abus de note de frais √† distance par les salari√©s ?¬†

√Čvaluez le co√Ľt de vos¬†notes de frais car le temps¬†c‚Äôest de l‚Äôargent¬†

En premier lieu, nous voulons souligner que selon un r√©cente r√©alis√©e par la fondation GBTA qu‚Äôen moyenne 20 minutes sont consacr√©s par¬†chaque salari√© pour remplir leurs notes de frais. De plus, qu‚Äôune note de frais sur cinq comportes des erreurs, et cette correction dure environ 18 minutes en moyenne. Ces 2 t√Ęches co√Ľteraient¬†approximativement 100 euros √† l‚Äôentreprise soit 53 ‚ā¨¬†pour le remplissage et la soumission de la note de frais, 47 ‚ā¨¬†dans le cas o√Ļ la note de frais comporterait des erreurs.

 

comparatif carte paiement notes de frais

 

La carte bancaire d'entreprise pour automatiser la gestion de note de frais et ne plus courir après les justificatifs de dépenses

Il existe aujourd’hui des logiciels de notes frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses par nature de manière efficace tout en évitant de faire des erreurs. Cependant, l’employé doit en général avancer ses frais, ce qui peut être très compliqué, car il utilise sa carte bancaire personnelle et peut se perdre dans ses dépenses, perdre ses justificatifs ou qu'ils soient illisibles,... Tout cela peut créer une situation inconfortable surtout lorsque les frais engagés sont importants en notes de frais.

De plus, même si nous partons sur le principe que tous les employés sont honnêtes, il peut exister des fraudes sur les notes de frais (cf. les chiffres clé sur la gestion des notes de frais) ; il est donc plus confortable d'avoir la copie de la note de frais ainsi que le suivi sur le compte bancaire.

Enfin, une gestion des notes de frais¬†par carte d'entreprise donnera une meilleure visibilit√© √† votre comptable et de vos d√©penses surtout en cas de contr√īle.

ūüí° Notre avis :¬†Le remboursement de la note de frais¬†peut √™tre co√Ľteux pour l'entreprise¬†entre le temps pass√© et¬†les erreurs qui peuvent √™tre faites.¬†Nous vous conseillons¬†donc de privil√©gier la carte de paiement/bancaire d'entreprise pour g√©rer vos notes de frais avec un logiciel pour automatiser le suivi des d√©penses.

ūüí≥¬†Une carte de paiement corporate ou d'entreprise, mais c'est quoi ?

La carte corporate √©galement appel√©e carte d'entreprise ou business permet √† un salari√© de payer ses d√©penses professionnelles :¬†carburant, d√©placements (train, avion, ...), h√ītels, repas, d√©jeuner d'affaires,... Ceci sans avancer les frais puisque c'est le compte bancaire de l'entreprise qui est directement d√©bit√©.

Dans certains cas, l'entreprise peut aussi fournir à ses salariés des cartes d'affaires. Ce type de carte de dépenses débite le compte du collaborateur et nécessite des notes de frais pour se faire rembourser par la suite.

Les avantages du logiciel et application pour la gestion de notes frais

Il existe des logiciels de notes de frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses en toute simplicité car ces cartes corporate intègrent un logiciel de notes de frais qui peut communiquer très facilement avec n’importe quel logiciel comptable. Concrètement, vous allez pouvoir avec une carte de dépenses d'entreprise :

  • √Čviter les fraudes¬†(selon une √©tude Chrome River, les notes de frais frauduleuses co√Ľteraient environ 2 milliards de dollars aux entreprises dans le monde)
  • Avoir une¬†vue globale de toutes les d√©penses de notes de frais en temps r√©el¬†de tous vos salari√©s et √™tre alert√© en cas de d√©passement de budget.
  • G√©rer des¬†avances de frais¬†afin d'avoir¬†des salari√©s moins stress√©s par le remboursement
  • Gain de temps sur le remplissage et le contr√īle des notes de frais

ūüí° Notre conseil¬†:¬†Lorsque que vous fournissez une carte de paiement corporate √† vos collaborateurs, n'oubliez pas de fixer un¬†plafond¬†pour chaque collaborateur. Cela vous permettra d'√©viter les abus avec¬†la carte d'entreprise¬†et de respecter votre budget de d√©penses professionnelles.

Les applications digitales avec carte corporate¬†pour g√©rer¬†vos frais √† moindre co√Ľt !

Les banques en ligne et les n√©obanques proposent des solutions efficaces pour g√©rer les notes de frais et surtout moins co√Ľteuses pour les entreprises ! Aujourd‚Äôhui, avec l‚Äôapparition des n√©obanques¬†(banques mobiles) comme Shine, Revolut, Qonto, N26,‚Ķ Ou encore des cartes corporate de paiement pr√©pay√©es¬†comme Mooncard, vous serez d√©tenteur d'un compte bancaire pour g√©rer vos notes de frais.¬†Ce moyen permet aux¬†employeurs¬†de suivre les d√©penses de leurs salari√©s en toute s√©r√©nit√© √† moindre frais car ces cartes de d√©penses d'entreprise sont souvent gratuites¬†et proposent des services de suivi de frais¬†√† des co√Ľts tr√®s bas. Avec le logiciel de gestion de note de frais, vous allez avoir¬†la possibilit√© de prendre en photo les justificatifs, de s√©lectionner la nature de la d√©pense (repas par exemple), le lieu, etc. Et d'enregistrer tous les montants engag√©s¬†√† travers l‚Äôapplication mobile afin que ce soit comptabilis√© (dont la TVA).¬†

‚ėĎÔłŹ Notre conseil¬†:¬†nous constatons que de plus en plus d'entreprises adossent ces cartes bancaires √† une banque en ligne pour¬†professionnels. D'une¬†part, car les banques en ligne proposent des prix tr√®s comp√©titifs, et disposer d'un second compte bancaire pour une meilleure gestion est devenu¬†monnaie courante.¬†D'autre part, cela vous permettra de g√©rer ce centre de co√Ľt de mani√®re distingu√©e. La loi √©volue en mati√®re de contr√īle et l'Etat vise √† simplifier le travail du contr√īle fiscal gr√Ęce √† la digitalisation. En ayant tout un syst√®me de gestion de note de frais bien distinct, vous serez plus pr√©cis, plus efficace¬†et transparent en cas de contr√īle.¬†

‚úĒÔłŹ Comparez les¬†banques en ligne et neobanques pour les professionnels, elles proposent les m√™mes services (et tr√®s souvent plus innovants)¬†que les banques traditionnelles avec des tarifs bancaires beaucoup moins √©lev√©s et dans certains cas un compte professionnel gratuit pour les d√©penses et notes de frais.

Comparez les banques en ligne pour les pros  

ūüĒć Zoom sur notre avis & comparatif de logiciel de notes de frais gratuit en France

En France, en 2022, que vous soyez seul ou en équipe, il existe des solutions capables de gérer l'ensemble de vos notes de frais en ligne, d'agréger la donnée de manière instantanée ainsi vous permettre de gérer vos dépenses professionnelles aussi bien sur votre téléphone, ordinateur avec des cartes bancaires nominatives. Nous avons sélectionné les applications de notes de frais doté d'une ou plusieurs cartes bancaires pour gérer aussi bien vos repas, voyages, indemnités kilométriques, ... afin de ne plus utiliser Excel pour la gestion de note de frais et d'avoir une d'avoir une solution en ligne disponible 24h/24.

Mooncard, la plateforme pour gérer le remboursement des frais professionnels 

Cette solution logicielle de note frais en ligne cr√©√©e en 2016 permet avant toute chose de r√©gler toutes vos d√©penses li√©es √† votre activit√© professionnelle gr√Ęce √† la carte de paiement entreprise Visa propos√©e par Mooncard. Cela signifie que vous r√©conciliez de mani√®re simple et automatique vos d√©penses avec votre logiciel de note de frais.

 

Avis neobanque Mooncard carte de paiement pour la gestion des notes de frais

 

✅ Avantages de Mooncard avec son logiciel de note de frais

  • Application de gestion de notes de frais¬†avec diff√©rents droits en fonction de l'utilisateur : comptable, Directeur Financier, Manager, collaborateur, etc
  • Workflow de validation √† diff√©rents niveaux avec¬†Mooncard Mobility,
  • Application mobile pour prendre en photo les justificatifs¬†et saisir les notes de frais en ligne,
  • Option "cartes carburant"¬†pour acc√©der √† toutes les stations service, p√©ages, parkings et stations de lavage,
  • Gestion des √©critures comptables¬†et communication avec n'importe quel logiciel de comptabilit√©,
  • Tarif tr√®s comp√©titif :¬†√† partir de 7,50 ‚ā¨ par mois (incluant l'application de gestion).

‚Ěé Points de vigilance¬†

  • Paiements sans frais et gratuits uniquement en zone Euro

ūüĒ• Mooncard, avec sa solution de d√©penses professionnelles et notes de frais, offre aux nouveaux clients 2 mois offerts pour un engagement 1 an et¬†7000 miles √† l'ouverture.

Je demande une démo

Soldo : l'application de note de frais gratuite

Cr√©√©e en 2015, Soldo se veut √™tre une solution cl√© tout en un pour la gestion des frais professionnels¬†(cartes bancaires Mastercard associ√©es √† un logiciel de notes de frais). Cela vous permet de suivre de mani√®re simple les d√©penses de votre entreprise tout en √©vitant les erreurs de saisie.¬†Ce syst√®me permet de mieux contr√īler votre budget allou√© aux notes de frais et de vous focaliser sur le contr√īle des d√©penses professionnelles gr√Ęce √† l'outil qui g√©ra le traitement.

✅ Avantages du logiciel de note de frais Soldo

  • Offre sans engagement
  • Exportation des donn√©es de transaction dans plusieurs¬†formats XLSX, CSV, QIF et OFX pour les logiciels comptable en quelques clics
  • La soci√©t√© Soldo Financial Services est¬†autoris√©e et r√©glement√©e par la Banque centrale d‚ÄôIrlande en vertu de la r√©glementation 9 du r√®glement de 2011 des Communaut√©s europ√©ennes (monnaie √©lectronique).
  • Frais de change bas pour les paiements en devises

‚Ěé Points de vigilance¬†

  • Frais de 1 ‚ā¨ pour un retrait en euros et¬†de 2¬†‚ā¨ pour un retrait en devises, ce qui n'est pas trop √©tonnant,¬†car l'usage principal ce type de solution est le paiement avec votre Mastercard pour les d√©penses professionnelles.

En savoir plus !

ūüĒć Zoom sur notre avis & comparatif¬†des comptes professionnels avec application de note de frais en France

Les nouveaux comptes bancaires professionnels ne sont pas seulement une offre vous permettant d'encaisser et de décaisser de l'argent, mais deviennent de plus en plus des solutions permettant de gérer l'ensemble de votre activité professionnelle avec notamment la possibilité de gérer vos notes de frais en ligne depuis une seule et même application. C'est la raison pour laquelle, nous vous avons sélectionné les comptes bancaires professionnels proposant un logiciel de note de frais dans leur offre.

Qonto, la banque pro qui permet la gestion des professionnels avec son outil intégré

Cr√©√© en 2016, Qonto est un compte bancaire professionnel en ligne qui a l'agr√©ment en tant qu'√©tablissement de paiement aupr√®s de l'ACPR (Autorit√© de Contr√īle Prudentiel et de R√©solution). Qonto se veut √™tre une solution compl√®te permettant de g√©rer son entreprise au niveau d√©penses. C'est pour cela, qu'en plus de fournir un RIB, un compte, la banque pour pros en ligne int√®gre √©galement une solution de gestion de notes de frais.

✅ Avantages du logiciel de note de frais Qonto intégré avec votre compte bancaire

  • D√©mat√©rialisation de vos justificatifs ou re√ßus pour favoriser le z√©ro papier.
  • R√©conciliation automatique de la d√©pense avec le justificatif, id√©al pour un comptable
  • Vision d'ensemble de vos d√©penses professionnelles que vous pouvez cat√©goriser
  • Plateforme disponible 24h/24

‚Ěé Points de vigilance¬†

  • La solution de gestion de notes de frais est en option chez Qonto √† 29‚ā¨ par mois

En savoir plus !

Anytime, le compte bancaire professionnel qui intègre la fonctionnalité de gestion des notes de frais

Cr√©√©e en 2012, Anytime est un neobanque pour les soci√©t√©s en ligne qui veut √©liminer les co√Ľts inutiles d'une banque traditionnels pour les pros tout en proposant toute une solution compl√®te pour permettre aux soci√©t√©s d'avoir l'ensemble de leurs d√©penses √† partir d'un point central : le compte bancaire professionnel.Il¬†leur a donc sembl√© √©vident d'int√©grer une application de notes de frais dans leur offre de compte pro.¬†

✅ Avantages de l'application de note de frais Anytime intégré à votre compte pro

  • Gestion budg√©taire par collaborateur ou type de collaborateur
  • Gestion des justificatifs de d√©penses
  • Relance automatique des collaborateurs qui ne fournissent pas les justificatifs
  • Gestion par cat√©gories des d√©penses professionnelles

‚Ěé Points de vigilance¬†

  • Le logiciel de notes frais Anytime est disponible en option √† 19,5 ‚ā¨ par mois les offres Solo et Premium sur les autres offres le logiciel de d√©penses professionnelles est gratuit ou inclus.

En savoir plus !

ūüöÄ Conclusion : optez pour le meilleur logiciel de notes de frais automatis√©

Choisir des cartes de paiement d'entreprise 100% param√©trable¬†pour les salari√©s et cadres accompagn√© d'un logiciel de notes de frais permet √† la fois de¬†r√©duire drastiquement les co√Ľts et r√©aliser des r√©elles √©conomies,¬†mais permettre aussi de profiter des avantages suivants :¬†

  • Une responsabilisation et satisfaction¬†des salari√©s accrue avec un remboursement plus rapide.
  • Une forte r√©duction des risques d'erreur et d'abus.¬†
  • Suivi en temps r√©el des charges & d√©penses des notes de frais.
  • Contr√īle des plafonds et type de d√©penses en fonction du salari√© et ses besoins.
  • Gain de temps et r√©duction de la charge de travail du service comptable.
  • Une gestion de votre tr√©sorerie simplifi√©e.
  • Des¬†√©conomies sur les d√©penses gr√Ęce √† des¬†r√©ductions accessible.

Alors n'attendez plus et optez pour le meilleur logiciel de notes de frais pour les dépenses professionnelles.

Par exemple, avec Mooncard, vous obtenez une gestion de note de frais automatisée avec :

  • Des cartes de paiement 100 % param√©trable pour les salari√©s et cadres afin de¬†payer les d√©penses d'entreprise.
  • La possibilit√© de contr√īler en direct les frais professionnels.
  • Une int√©gration comptable automatis√©e.
  • Des Miles cumul√©s √† chaque d√©pense professionnelle pay√©e.