Cartes de paiement : notes de frais

La gestion des notes de frais peut devenir un véritable casse-tête pour les entreprises, de l’auto entrepreneur à la très grande entreprise. C’est une tâche fastidieuse et très répétitive pour les comptables, qui demande une vérification stricte des factures sur les montants, TVA, etc... De plus, il peut arriver que des justificatifs peuvent se perdre ou deviennent illisibles.

ConnectBanque vous propose son comparatif de cartes de paiement pour les notes de frais (intégrant un logiciel de gestion de note de frais 100% digital) et également un guide sur les bonnes questions à se poser avant de choisir  qui vous permettra de réaliser des économies mais aussi d'éviter les erreurs, de rembourser sans délai dans votre gestion de note frais et d'être conforme à la loi sur la digitalisation des notes de frais.

Comparatif et classement des cartes de paiement pour les notes de frais

Type de Carte

Logiciel note de frais

Tarif mensuel

Mooncard Carte de paiement / notes de frais
Type de Carte

Visa

Logiciel note de frais

Oui

Tarif mensuel

15€

Carte de paiement / notes de frais Anytime
Type de Carte

Mastercard

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

19,5€ avec l'option

Carte de paiement / notes de frais Qonto
Type de Carte

Mastercard

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

29€ avec l'option

Revolut Business Carte de paiement / notes de frais
Type de Carte

Mastercard ou Visa

Logiciel note de frais

Oui en option

Tarif mensuel

25€ avec l'option

Cartes de paiement ou remboursement de notes de frais?

La gestion des notes de frais pour une entreprise peut être très compliquée où les questions suivantes se posent : comment faire sans se tromper? à quelle nature est rattachée cette dépense? Doit-on faire une avance tous les mois ou rembourser à la fin du mois? Est-ce plus simple de faire une avance de frais? ...

comparatif carte paiement notes de frais

Le temps, c’est de l’argent

En premier lieu, nous voulons souligner que selon un récente réalisée par la fondation GBTA qu’en moyenne 20 minutes sont consacrés par chaque salarié pour remplir leur note de frais. De plus, qu’une note de frais sur cinq comporte des erreurs, et cette correction dure environ 18 minutes en moyenne. Ces 2 tâches coûteraient approximativement 100 euros à l’entreprise soit 53€ pour le remplissage et la soumission de la note de frais, 47€ dans le cas où la note comporterait des erreurs.

Ne courez plus après les justificatifs!

Il existe aujourd’hui des logiciels de notes frais qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses par nature de manière efficace tout en évitant de faire des erreurs. Cependant, l’employé doit en général avancer ses frais, ce qui peut être très compliqué car il utilise sa carte personnelle et peut se perdre dans ses dépenses,  perdre ses justificatifs ou qu'ils soient illisibles.,etc...Tout cela peut créer une situation inconfortable surtout lorsque les frais engagés sont importants.

Ne courez plus après vos justificatifs de note de frais

 

Notre avis : Le remboursement de la note de frais peut être coûteux pour l'entreprise entre le temps passé et les erreurs qui peuvent être faites. Nous vous conseillons donc de privilégier  la carte de paiement / bancaire d'entreprise pour gérer vos notes de frais.

Les avantages de la carte bancaire d'entreprise pour les notes frais

Il existe des cartes de paiement pour les notes de frais appelés cartes affaires ou encore cartes prépayées qui permettent aux entreprises de gérer leurs dépenses en toute simplicité car elles intègrent un logiciel de notes de frais qui peut communiquer très facilement avec n’importe quel logiciel comptable. Concrètement, vous allez pouvoir :

  • Eviter les fraudes (selon une étude Chrome River, les notes de frais frauduleuses coûteraient environ 2 milliards de dollars aux entreprises dans le monde)
  • Avoir une vue globale de toutes les dépenses de notes de frais en temps réel de tous vos salariés et être alerté en cas de dépassement de budget.
  • Gérer des avances de frais afin d'avoir des salariés moins stressés par le remboursement
  • Gain de temps sur le remplissage et le contrôle des notes de frais

Notre conseil : Lorsque que vous fournissez une carte de paiement à vos collaborateurs. N'oubliez pas de fixer un plafond pour chaque collaborateur. Cela vous permettra d'éviter les abus et de respecter votre budget.

Les offres digitales pour gérer vos frais à moindre coût !

Les banques en ligne, les néobanques, les cartes de paiement prépayées ,etc... proposent des solutions efficaces et surtout moins coûteuses pour les entreprises! Aujourd’hui, avec l’apparition des néobanques (banques mobiles) comme Shine, Revolut, Qonto, N26,… ou des cartes de paiement prépayées comme Mooncard, vous serez détenteur d'un compte bancaire pour gérer vos notes de frais. Ce moyen permet aux employeurs de suivre les dépenses de leurs salariés en toute sérénité à moindre frais car ces cartes sont souvent gratuites et propose des services de suivi de dépenses à des coûts très bas. Vous allez avoir la possibilité de prendre en photo les justificatifs, de sélectionner la nature (repas par exemple), le lieu, etc. et d'enregistrer tous les montants engagés à travers l’application mobile afin que ce soit comptabilisé (TVA). 

Les offres digitales pour gérer vos frais à moindre coût

 

Notre conseil : Nous constatons que de plus en plus d'entreprises adossent ces cartes bancaires à une banque en ligne pour professionnels. D'une part, car elles proposent des prix très compétitifs, et avoir un second compte bancaire pour une meilleure gestion est devenue monnaie courante. D'autre part, cela vous permettra de gérer ce centre de coût à part. La loi évolue en matière de contrôle et l'Etat vise à simplifier le travail du contrôle fiscal grâce à la digitalisation. En ayant tout un système de gestion bien distinct, vous serez plus précis, plus efficace et transparent en cas de contrôle. 

Comparez les  banques en ligne et neobanques pour les professionnels, elles proposent les mêmes services (voire plus) que les banques traditionnelles avec des tarifs bancaires beaucoup moins élevés voire gratuits :

Comparez les banques en ligne pour les pros  

Les chiffres clés sur le gestion des notes de frais

Pourquoi il est important d'avoir un suivi clair et précis sur ses notes de frais : 

  • Selon l'éditeur Expensya, En 2018, un salarié a dépensé en moyenne 2456 € contre 2322 € en 2017.
  • D'après le GBTA, en 2022, les dépenses liés aux voyages d'affaires (déplacements professionnels et notes de frais) devraient atteindre 1 700 milliards de dollars à travers le monde.
  • Selon l'éditeur KDS, en 2019, 85% des entreprises considèrent que leur gestion des notes de frais n'est pas optimisé.
  • Enfin selon une étude de Chrome River, rien qu'aux Etats-Unis, les notes de frais frauduleuses des employés coûteraient 1,9 milliards de dollars par an aux entreprises.