sam 07/03/2020 - 15:48 By Daniel Louis

La digitalisation des notes de frais, la loi évolue !

Selon un arrêté du  23 mai 2019 consolidé le 7 mars 2020, les entreprises n'ont plus l’obligation de conserver leurs notes de frais papier pendant 5 ans. A l’ère de la numérisation et de la dématérialisation, le gouvernement français veut simplifier les contrôles fiscaux avec notamment des justificatifs qui peuvent se détériorer.

Cependant tout est encadré, il faut savoir que cet arrêté n’est pas rétroactif : Ce ne sont que les notes de frais édités depuis le 23 Mai 2019 qui sont concernées. Donc gardez bien vos notes de frais version papier pendant 5 ans avant cette date. Nous vous conseillons même de les avoir en papier et numérisés pour gagner en efficacité en cas de contrôle.

Optez pour une solution de gestion de note de frais 100% digitale

A l’heure où l'on nous parle du tout digital, que nous propose-t-on en matière de note de frais? 

Tout d’abord, pour les entreprises, les services comptabilité et/ou finance n’en peuvent plus des tâches chronophages à vérifier les notes de frais de tous les collaborateurs, si la TVA est bien renseignée ou pas, puis déverser le tout dans le logiciel comptable. Il est important que tout soit bien renseigné car en cas de contrôle fiscal, quelques erreurs peuvent virer au cauchemar. En finissant avec l’archivage papier, vous diminuez également vos coûts de stockage, de papier et d'impression. Tout cela peut vous permettre de réaliser de vraies économies! 

Et cela vaut aussi bien pour la très petite entreprise (autoentrepreneur) que pour grande société en passant par la PME.

Sans digital, vous perdez de l’argent avec vos collaborateurs!

Vos salariés ne sont pas vraiment rigoureux avec leurs notes de frais. Ils peuvent passer un temps fou à chercher leur facture, soumettre leur justificatif, ils leur arrivent même de donner des justificatifs de dépense abimés ou erronés, font des erreurs sur les montants,... Donc l’entreprise perd en productivité car en faisant ça, l'employé ne s’occupe pas de son travail. De plus, ils veulent un remboursement rapide, sans se soucier qu’il y a un contrôle à faire avant tout remboursement. Une mauvaise gestion peut entraîner des tensions au sein d’un entreprise!

Cartes bancaires avec solution de gestion de note de frais intégrée

Aujourd’hui, les solutions en ligne pour les professionnels proposent des système qui peuvent ravir les collaborateurs et les entreprises.

La carte bancaire pour les notes de frais peut être adossé avec à une banque en ligne pour les pros ou pas.

Elles sont avant tout livrées avec une application mobile qui permet aux collaborateurs de prendre en photo le justificatif durant leur déplacement professionnel afin qu’il soit tout de suite archivé. Un vrai bonheur pour le service comptable qui n’a plus qu’un simple vérification à faire.

Pour le collaborateur, les notes de frais du mois sont remplis progressivement et s’assure un remboursement rapide sur ses dépenses. L’entreprise peut provisionner plus facilement voire faire des avances de frais sur ces cartes bancaires.

Enfin, elles sont accompagnées d’un logiciel de notes de frais qui communiquent avec votre logiciel comptable.

Nous vous conseillons vivement de comparer les cartes bancaires proposant des solutions de notes de frais pour une meilleure gestion de votre entreprise et des collaborateurs ravis.

 

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