La digitalisation des notes de frais, la loi évolue !

Selon un arrêté du  23 mai 2019 consolidé le 7 mars 2020, les entreprises n'ont plus l’obligation de conserver leurs notes de frais papier pendant 5 ans. A l’ère de la numérisation et de la dématérialisation, le gouvernement français veut simplifier les contrôles fiscaux pour faire face aux justificatifs qui peuvent se détériorer.

Cependant tout est encadré, il faut savoir que cet arrêté n’est pas rétroactif : Ce ne sont que les notes de frais édités depuis le 23 Mai 2019 qui sont concernées. Donc, nous vous recommandons de bien conserver vos notes de frais en version papier avant cette date pendant au moins 5 ans !

Pour vos nouvelles dépenses d'entreprise, nous allons vous détailler qu'est-ce que le tout digital ?

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A l’heure où nous parlons du tout digital, qu'en est-il de la gestion des dépenses au sein votre entreprise ? 

Notre premier constat est que les entreprises n’en peuvent plus des tâches chronophages liées à la gestion des notes de frais et de la vérification manuelle des dépenses de leurs collaborateurs.  Les services comptabilité et/ou finance doivent constamment vérifier si la TVA est bien renseignée,...que tout soit conforme avant déverser le tout dans le logiciel comptable. Il est donc, important que tout soit bien renseigné car en cas de contrôle fiscal, quelques erreurs commises peuvent avoir de graves conséquences pour la gestion de votre entreprise.

En finissant avec l’archivage papier, vous diminuez également vos coûts de stockage, de papier et d'impression. Tout cela peut vous permettre de réaliser de vraies économies ! 

Et cela vaut aussi bien pour la très petite entreprise (auto-entrepreneur) que pour grande société en passant par la PME.

Sans digital, vous perdez de l’argent avec vos collaborateurs !

Vos salariés ne sont pas vraiment rigoureux avec leurs notes de frais. Ils peuvent passer un temps fou à chercher leur facture, soumettre leur justificatif, ils leur arrivent même de donner des justificatifs de dépense abimés ou erronés, voire même de faire erreurs sur les montants,... Donc l’entreprise perd en productivité car en gérant manuellement ses dépenses d'entreprise, l'employé ne s’occupe pas de son travail. De plus, ils veulent un remboursement rapide, sans se soucier du contrôle qui est effectué avant de faire tout remboursement. Il est donc important de vous rappeler qu'une mauvaise gestion des notes de frais peut entraîner des tensions au sein d’une entreprise !

Cartes bancaires avec logiciel de gestion de note de frais intégré

Aujourd’hui, avant de se précipiter sur un logiciel de note de frais qui entraîne des coûts importants (implémentation, formation, conduite au changement, etc...), il est important de vous souligner qu'il existe des solutions en ligne clés en mains pour tous types d'entreprise afin de gérer vos dépenses professionnels.

Grâce à ces cartes entreprises nouvelle génération telles que Mooncard, Soldo,... ou les nouvelles néobanques pour entreprises telles que Revolut Business qui intègre une solution de dépenses professionnelles, vous pourrez simplifier votre gestion de notes frais aussi  bien pour votre comptabilité que pour vos collaborateurs.

Tout d'abord, il est important de préciser que ces cartes bancaires pour notes de frais peuvent être adossés avec à votre banque pro mais ce n'est pas une obligation.

Elles sont avant tout livrées avec une application mobile qui permet aux collaborateurs de prendre en photo le justificatif durant leur déplacement professionnel afin que ce dernier soit tout de suite archivé. Un vrai bonheur pour le service comptable qui n’a plus qu’une simple vérification à faire.

Pour le collaborateur, les notes de frais du mois sont remplies progressivement et s’assure un remboursement rapide de leurs dépenses. Alors, l’entreprise peut provisionner plus facilement ce type de dépenses voire même faire des avances de frais sur des cartes bancaires dédiées aux dépenses de l'entreprise.

Enfin, ces nouvelles solutions sont accompagnées d’un logiciel de notes de frais puissant qui a la possibilité de communiquer directement avec votre logiciel comptable.

Avis ConnectBanque : Nous vous conseillons vivement de comparer les cartes bancaires proposant une application de notes de frais pour une meilleure gestion des dépenses de votre entreprise et des collaborateurs ravis.

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