Dirigeant d’entreprise : comment établir votre note de frais dans les règles de l’art ? 📝
Dans l'exercice de ses fonctions, un dirigeant d’entreprise est généralement amené à engager diverses dépenses. Afin de se faire rembourser, il doit rédiger ses notes de frais. Notez qu’en fonction de son statut (dirigeant salarié, gérant SARL ou SASU), les règles ne sont pas les mêmes. Cet article vise à vous apporter un éclairage à ce sujet.
🔎 Note de frais : quelles dépenses sont prises en compte, statut par statut ?
Une note de frais prend en compte des dépenses bien précises en fonction du statut du dirigeant. On distingue principalement trois catégories de gérants. Il s’agit :
- des dirigeants salariés,
- des dirigeants de sociétés à responsabilité limitée (SARL),
- des dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS ou SASU).
Pour chaque catégorie de dirigeant d’entreprise, voyons ce qu’il en est réellement en terme de note de frais.
✓ Le remboursement des frais du dirigeant salarié
Parmi les dirigeants de salariés, nous retrouvons le président de SAS ou le gérant minoritaire de SARL. Ils ne peuvent pas bénéficier d'un remboursement de frais forfaitaire.
Toutefois, dans certaines circonstances, il leur est possible de jouir d’une indemnité domicile-travail. Cette dernière est plafonnée à hauteur de 200€ et surtout exonérée de charges sociales.
✓ Le remboursement des frais du dirigeant de SARL
Sur sa note de frais, le dirigeant d’une entreprise SARL peut indiquer plusieurs charges engagées afin d’être remboursé.
Des déplacements aux restaurations, sans oublier les hébergements, presque tous les frais lui sont remboursables après dépenses. Il faut noter que les frais émis par le président de SARL ne sont pas vus du même œil par l’administration fiscale. En effet, il est dédommagé pour ses déplacements professionnels, selon les indemnités kilométriques préalablement établies.
Dans le même contexte, le remboursement peut notamment contenir :
- Les frais de stationnement,
- Les billets de train ou d’avion,
- Les frais de carburant,
- La prime d’assurance,
- Les frais de réparation.
Du point de vue de la restauration, les règles restent les mêmes, tant que c’est fait dans un cadre professionnel. Le coût des repas d’affaires est remboursé, ainsi que celui des repas personnels. Ce dernier cas est possible lorsque l’entreprise n’est pas assujettie à l’impôt sur les sociétés.
À tous ces éléments, s’ajoute le remboursement des frais d’hébergement.
✓ Le remboursement des frais du dirigeant de SASU
Tout comme un directeur de SARL, un gérant de SASU bénéficie d’un remboursement de plusieurs de ses dépenses : les frais de repas ordinaires, de déplacements avec un véhicule professionnel, de loyers et de charges courantes.
Il existe d’autres précisions à connaître pour réussir l’élaboration de ses notes de frais en tant que dirigeant de SASU. Vous devez par exemple savoir que le remboursement de la restauration tient compte de deux types de repas. On note les repas d’affaires – lors d’un partenariat par exemple – et les repas habituels dans la société ou pendant le travail.
Pour ce qui est des frais de déplacement professionnels en SASU, ils sont remboursés suivant les mêmes critères qu’en SARL. Le dirigeant d’entreprise est aussi dédommagé pour ses frais d’hébergement professionnels.
📝 Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une dépense soit remboursée en note de frais ?
Établir sa note de frais est une chose, se faire rembourser en est une autre. Le processus d'indemnisation peut se révéler long et pénible si certaines conditions ne sont pas réunies. En effet, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez justifier toutes vos dépenses professionnelles. Dans la même dynamique, il est primordial de faire un relevé mensuel des frais engagés et surtout d’enregistrer ses dépenses à la comptabilité.
✓ Justifiez toutes vos dépenses professionnelles
Il est obligatoire de conserver les justificatifs de ses dépenses pour pouvoir en obtenir le remboursement. Aussi bien pour les déplacements que pour la restauration, l’hébergement et toutes les autres charges, vous devez bien garder toutes les preuves.
Bon à savoir : un ticket de caisse ne peut pas remplacer une facture. Pour un repas d’affaires, il faut mentionner les noms des personnes invitées. Les dépenses de déplacements déclarées doivent donner des détails sur les charges connexes intervenues. Pour faciliter la saisie et le suivi de vos dépenses, vous pouvez utiliser un logiciel permettant la dématérialisation des justificatifs de notes de frais.
Ce logiciel de gestion des notes de frais s’occupera de la saisie des frais engagés dans les règles de l'art. Il permet aussi une dématérialisation à valeur probante, en orchestrant l'archivage de vos justificatifs conformément aux réglementations fiscales et sociales.
✓ Faire un relevé mensuel des frais engagés
Avoir un relevé mensuel des frais engagés vous permet d’établir des notes de frais sans failles. Prise au préalable, cette précaution vous aide à définir les données nécessaires à l'accès aux indemnités, telles que :
- Les frais à rembourser,
- Leur nature,
- Les dates associées à chaque dépense,
- Les justificatifs nécessaires,
- Et tout autre détail important.
Par ailleurs, faire un relevé mensuel des frais engagés vous aide à aller plus vite au moment d’établir votre note de frais.
✓ Enregistrer les dépenses au niveau comptable
L'enregistrement comptable reste une étape indispensable pour tout dirigeant engageant des dépenses dans le compte de son entreprise. En plus d'aider à tracer ses flux d'activité, il permet de dresser un portrait fiable de la situation financière de l’entreprise.
C'est pourquoi la note de frais doit être traitée au niveau comptabilité, après avoir été enregistrée dans le journal des achats. La plupart des frais professionnels sont comptabilisés dans le compte 625, regroupant les déplacements, les missions et les réceptions.
En clair, le compte des charges à débiter va dépendre de la nature de la dépense engagée.
Ici encore, il est nécessaire de conserver tous les justificatifs pour prouver chaque écriture de compte en cas de contrôle fiscal. Comme le relevé mensuel des frais engagés, l'écriture comptable doit contenir des informations concrètes et utiles. Il s’agit principalement de la date, le montant au débit ou au crédit et le numéro de la pièce justificative.