Dirigeant d’entreprise : comment Ă©tablir votre note de frais dans les rĂšgles de l’art ? 📝

 

Gestion de note de frais pour dirigeant d'entreprise

 

Dans l'exercice de ses fonctions, un dirigeant d’entreprise est gĂ©nĂ©ralement amenĂ© Ă  engager diverses dĂ©penses. Afin de se faire rembourser, il doit rĂ©diger ses notes de frais. Notez qu’en fonction de son statut (dirigeant salariĂ©, gĂ©rant SARL ou SASU), les rĂšgles ne sont pas les mĂȘmes. Cet article vise Ă  vous apporter un Ă©clairage Ă  ce sujet.

🔎 Note de frais : quelles dĂ©penses sont prises en compte, statut par statut ?

Une note de frais prend en compte des dĂ©penses bien prĂ©cises en fonction du statut du dirigeant. On distingue principalement trois catĂ©gories de gĂ©rants. Il s’agit :

  • des dirigeants salariĂ©s,
  • des dirigeants de sociĂ©tĂ©s Ă  responsabilitĂ© limitĂ©e (SARL),
  • des dirigeants de sociĂ©tĂ©s par actions simplifiĂ©es (SAS ou SASU).

Pour chaque catĂ©gorie de dirigeant d’entreprise, voyons ce qu’il en est rĂ©ellement en terme de note de frais.

✓ Le remboursement des frais du dirigeant salariĂ©

Parmi les dirigeants de salariés, nous retrouvons le président de SAS ou le gérant minoritaire de SARL. Ils ne peuvent pas bénéficier d'un remboursement de frais forfaitaire.

Toutefois, dans certaines circonstances, il leur est possible de jouir d’une indemnitĂ© domicile-travail. Cette derniĂšre est plafonnĂ©e Ă  hauteur de 200€ et surtout exonĂ©rĂ©e de charges sociales.

✓ Le remboursement des frais du dirigeant de SARL

Sur sa note de frais, le dirigeant d’une entreprise SARL peut indiquer plusieurs charges engagĂ©es afin d’ĂȘtre remboursĂ©.

Des dĂ©placements aux restaurations, sans oublier les hĂ©bergements, presque tous les frais lui sont remboursables aprĂšs dĂ©penses. Il faut noter que les frais Ă©mis par le prĂ©sident de SARL ne sont pas vus du mĂȘme Ɠil par l’administration fiscale. En effet, il est dĂ©dommagĂ© pour ses dĂ©placements professionnels, selon les indemnitĂ©s kilomĂ©triques prĂ©alablement Ă©tablies.

Dans le mĂȘme contexte, le remboursement peut notamment contenir :

  • Les frais de stationnement,
  • Les billets de train ou d’avion,
  • Les frais de carburant,
  • La prime d’assurance,
  • Les frais de rĂ©paration.

Du point de vue de la restauration, les rĂšgles restent les mĂȘmes, tant que c’est fait dans un cadre professionnel. Le coĂ»t des repas d’affaires est remboursĂ©, ainsi que celui des repas personnels. Ce dernier cas est possible lorsque l’entreprise n’est pas assujettie Ă  l’impĂŽt sur les sociĂ©tĂ©s. 

À tous ces Ă©lĂ©ments, s’ajoute le remboursement des frais d’hĂ©bergement.

✓ Le remboursement des frais du dirigeant de SASU

Tout comme un directeur de SARL, un gĂ©rant de SASU bĂ©nĂ©ficie d’un remboursement de plusieurs de ses dĂ©penses : les frais de repas ordinaires, de dĂ©placements avec un vĂ©hicule professionnel, de loyers et de charges courantes.

Il existe d’autres prĂ©cisions Ă  connaĂźtre pour rĂ©ussir l’élaboration de ses notes de frais en tant que dirigeant de SASU. Vous devez par exemple savoir que le remboursement de la restauration tient compte de deux types de repas. On note les repas d’affaires – lors d’un partenariat par exemple – et les repas habituels dans la sociĂ©tĂ© ou pendant le travail. 

Pour ce qui est des frais de dĂ©placement professionnels en SASU, ils sont remboursĂ©s suivant les mĂȘmes critĂšres qu’en SARL. Le dirigeant d’entreprise est aussi dĂ©dommagĂ© pour ses frais d’hĂ©bergement professionnels.

📝 Quelles sont les conditions Ă  remplir pour qu’une dĂ©pense soit remboursĂ©e en note de frais ?

Établir sa note de frais est une chose, se faire rembourser en est une autre. Le processus d'indemnisation peut se rĂ©vĂ©ler long et pĂ©nible si certaines conditions ne sont pas rĂ©unies. En effet, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez justifier toutes vos dĂ©penses professionnelles. Dans la mĂȘme dynamique, il est primordial de faire un relevĂ© mensuel des frais engagĂ©s et surtout d’enregistrer ses dĂ©penses Ă  la comptabilitĂ©.

✓ Justifiez toutes vos dĂ©penses professionnelles

Il est obligatoire de conserver les justificatifs de ses dĂ©penses pour pouvoir en obtenir le remboursement. Aussi bien pour les dĂ©placements que pour la restauration, l’hĂ©bergement et toutes les autres charges, vous devez bien garder toutes les preuves.

Bon Ă  savoir : un ticket de caisse ne peut pas remplacer une facture. Pour un repas d’affaires, il faut mentionner les noms des personnes invitĂ©es. Les dĂ©penses de dĂ©placements dĂ©clarĂ©es doivent donner des dĂ©tails sur les charges connexes intervenues. Pour faciliter la saisie et le suivi de vos dĂ©penses, vous pouvez utiliser un logiciel permettant la dĂ©matĂ©rialisation des justificatifs de notes de frais.

Ce logiciel de gestion des notes de frais s’occupera de la saisie des frais engagĂ©s dans les rĂšgles de l'art. Il permet aussi une dĂ©matĂ©rialisation Ă  valeur probante, en orchestrant l'archivage de vos justificatifs conformĂ©ment aux rĂ©glementations fiscales et sociales.

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✓ Faire un relevĂ© mensuel des frais engagĂ©s

Avoir un relevĂ© mensuel des frais engagĂ©s vous permet d’établir des notes de frais sans failles. Prise au prĂ©alable, cette prĂ©caution vous aide Ă  dĂ©finir les donnĂ©es nĂ©cessaires Ă  l'accĂšs aux indemnitĂ©s, telles que :

  • Les frais Ă  rembourser,
  • Leur nature,
  • Les dates associĂ©es Ă  chaque dĂ©pense,
  • Les justificatifs nĂ©cessaires,
  • Et tout autre dĂ©tail important.

Par ailleurs, faire un relevĂ© mensuel des frais engagĂ©s vous aide Ă  aller plus vite au moment d’établir votre note de frais.

✓ Enregistrer les dĂ©penses au niveau comptable

L'enregistrement comptable reste une Ă©tape indispensable pour tout dirigeant engageant des dĂ©penses dans le compte de son entreprise. En plus d'aider Ă  tracer ses flux d'activitĂ©, il permet de dresser un portrait fiable de la situation financiĂšre de l’entreprise.

C'est pourquoi la note de frais doit ĂȘtre traitĂ©e au niveau comptabilitĂ©, aprĂšs avoir Ă©tĂ© enregistrĂ©e dans le journal des achats. La plupart des frais professionnels sont comptabilisĂ©s dans le compte 625, regroupant les dĂ©placements, les missions et les rĂ©ceptions.

En clair, le compte des charges à débiter va dépendre de la nature de la dépense engagée.

Ici encore, il est nĂ©cessaire de conserver tous les justificatifs pour prouver chaque Ă©criture de compte en cas de contrĂŽle fiscal. Comme le relevĂ© mensuel des frais engagĂ©s, l'Ă©criture comptable doit contenir des informations concrĂštes et utiles. Il s’agit principalement de la date, le montant au dĂ©bit ou au crĂ©dit et le numĂ©ro de la piĂšce justificative.

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