Améliorer sa trésorerie grâce à l'optimisation de son DSO

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le DSO, pourquoi il est important de suivre cet indicateur et comment l’optimiser. On vous propose plusieurs pistes à étudier selon votre entreprise.

Gestion de trésorerie : c'est quoi le DSO ?

Le DSO, qui signifie Days Sales Outstanding ****en anglais **(**ou Délai Moyen de Paiement en français), définit le temps que mettent vos clients pour vous payer. Bien entendu, plus il est court, mieux c’est.

C’est un indicateur suivi par les entreprises qui travaillent en B2B. En effet, dans les relations interentreprises, la loi impose un délai de paiement. Il est de 30 jours par défaut mais peut être différent selon les négociations engagées avec vos clients. Le délai de paiement doit être stipulé dans vos devis, factures et CGV.

Si vos clients doivent vous payer 30 jours après réception de la facture, en théorie, votre délai de paiement doit lui aussi être autour de 30 jours. Dans la réalité, c’est loin d’être le cas. Beaucoup d’entreprises font face à des retards de paiement, voire des impayés. Les raisons évoquées par leurs clients sont variées :

• Votre client n’a pas reçu la facture que vous lui avez envoyée : mauvais interlocuteur, mauvaise adresse mail, mail arrivé dans les spams…
• Votre client a oublié de payer. Il a bien reçu la facture mais 30 jours après au moment de la date d’échéance, il a oublié qu’il devait la payer.
• Votre client peut rencontrer des difficultés financières et remettre à plus tard le paiement de votre facture.
• Votre client n’est pas d’accord avec un élément de la facture en particulier et ne veut pas la payer. C’est une facture litigieuse.

Les retards de paiement sont donc légion et entraînent une augmentation de votre délai de paiement, qui peut vite osciller entre 60 et 80 jours.

Les conséquences d’un DSO à rallonge

Quand on a un DSO élevé, on s’expose à un décalage entre les encaissements et les décaissements. Cela signifie que vous devez payer vos fournisseurs avant même de recevoir l’argent de vos clients. Si, vous non plus, vous ne payez pas en temps et en heure, c’est un cercle vicieux qui s’installe. Et ce système n’est pas pérenne. Vos fournisseurs vont vous réclamer à juste titre les créances que vous ne pourrez pas honorer. Non pas par manque de business mais par manque de chiffre d’affaire encaissé.

Les problèmes peuvent vite s’enchaîner et les conséquences être radicales. Les retards de paiement sont en effet responsables d’une faillite d’entreprise sur 4.

Il est donc vital d’encaisser le plus vite possible la totalité de son chiffre d’affaires facturé et donc d’optimiser au maximum son DSO. La diminution de votre délai de paiement aura un impact important sur votre trésorerie.

Comment optimiser son DSO ?

Plusieurs pistes sont à explorer. Vous pouvez toutes les tester ou n’en choisir que quelques unes selon la configuration de votre entreprise. Etudiez celles qui vous semblent les plus adaptées à votre entreprise et celles qui peuvent avoir le plus d’impact rapidement.

Facturer le plus vite possible

C’est la solution la plus économique à mettre en place. Il s’agit de bien suivre vos process de facturation et d’être plus rigoureux pour facturer le plus tôt possible vos clients. C’est d’une logique implacable : plus vous facturez tôt, plus vite vous récupérerez votre argent.

Il s’agit donc d’être vigilant à ce niveau-là.

Soyez bien au clair avec l’élément déclencheur de l’émission des factures. Par exemple : la livraison d’un produit, une étape particulière de projet achevée… Dès que la bonne personne dans l’entreprise a l’information qu’il faut facturer, il faut bien la transmettre au service comptable, qui lui-même ne doit pas tarder à éditer la facture et à l’envoyer. Evidemment, l’idéal est de transmettre la facture par mail plutôt que par courrier pour aller encore plus vite.

Facturer en plusieurs fois si besoin

Toujours dans l’optique d’améliorer votre process de facturation, si ce que vous vendez s’étend sur une longue période comme plusieurs mois (telles que peuvent l’être les prestations de services), alors vous pouvez fracturer votre facturation. Autrement dit, vous pouvez demander un acompte de 30% à la signature du devis, 40% à la moitié du projet (après une étape notable par exemple) et 30% à la fin du projet.

De cette façon-là, vous aurez des rentrées d’argent plus fréquentes. D’autant que vous aurez, de votre côté, engagé des frais pour entamer la réalisation du projet.

La communication entre les services commercial et finance est primordiale. Les échanges doivent se faire dans les deux sens. Le service commercial doit prévenir le service finance dès qu’il faut facturer. Et à l’inverse, le service finance doit prévenir le service commercial si la facture n’a toujours pas été réglée. Parfois, il suffit de dire au client que la prestation ne reprendra que si la facture est payée pour faire bouger les choses. Votre client qui aura déjà payé une partie de la prestation sera ainsi plus prompt à régler sa dette.

Couvrir le risque : affacturage ou escompte commercial

• Affacturage

L’affacturage consiste à céder une facture à un organisme externe, appelé factor, qui vous paye tout de suite la facture en contrepartie d’un pourcentage sur ladite facture, sa commission. C’est le factor qui se charge ensuite de récupérer la somme d’argent auprès de votre client directement.

Vous pouvez céder toutes vos factures mais cela a un coût. Le mieux est de cibler les factures ayant des gros montants et qui tardent à être payées.

• Escompte commercial

L’escompte commercial correspond à une réduction que vous proposez à votre client s’il règle sa facture dans un délai très court (avant la date d’échéance) : par exemple 5% de réduction s’il paie dans les 3 jours.

Chacun y trouve son compte car vous êtes payé vite et votre client a une facture réduite. C’est aussi un bon geste commercial et une façon de préserver votre relation client.

Là encore, vous pouvez cibler les clients à qui vous le proposez. Pour ceux qui ont tendance à régler en retard, cela peut être un argument pour les inciter à payer plus rapidement. Attention à ce que le rapport de force ne change pas, c’est-à-dire faire exprès de régler en retard pour que vous proposiez un escompte commercial. Vous pouvez aussi cibler des factures spécifiques.

Améliorer le recouvrement de créances

• Systématiser les relances clients

Relancer les factures en retard seulement quand on a le temps, ce n’est pas un process viable et pérenne pour réduire son délai de paiement moyen. Il est vraiment indispensable de relancer chaque client pour chacune de ses factures en retard. Votre client doit comprendre que vous ne laisserez passer aucune facture en retard et que vous serez toujours “derrière son dos” pour lui réclamer les sommes qu’il vous doit. L’objectif n’est pas là d’entacher la relation que vous avez avec lui mais au contraire de montrer une image professionnelle et rigoureuse de votre suivi des factures.

• Utiliser un logiciel de recouvrement

Pour pouvoir répondre au point précédent, nous vous conseillons de vous tourner vers un logiciel de recouvrement qui automatise l’envoi des relances clients. Vous pouvez créer des plans de relances différents selon la typologie de vos clients et définir des scénarios. Vous avez à disposition plusieurs canaux de communication comme le mail, le téléphone, le courrier.

Ainsi, vous pouvez par exemple définir qu’au bout de 5 jours de retard, un mail de relance est envoyé. Puis, si la facture n’a toujours pas été réglée, un appel téléphonique est programmé 15 jours plus tard.

Un logiciel de recouvrement vous permet de décider si l’envoi des emails est automatique ou non. Cela peut être pertinent pour le mail qui prévient qu’une facture arrive bientôt à échéance. Pour les niveaux de retard plus élevés, il est plutôt recommandé de valider les mails manuellement. Avec un logiciel de recouvrement, le travail est prémâché car les mails sont déjà préparés. Il vous suffit simplement de relire le mail et d’appuyer sur le bouton “envoyer” pour valider son envoi. Si besoin, il est toujours possible d’éditer le mail.

Utiliser un logiciel de recouvrement permet de diviser le temps passé sur les relances clients par 4 et de réduire son DSO de 30%.

• Proposer des moyens de paiement adaptés

Si vous voulez être payé plus vite, encore faut-il proposer à vos clients les moyens de paiement adaptés. De nombreux moyens de paiement existent en B2B : virement, carte bancaire, prélèvement, chèque… Privilégiez ceux qui sont les plus rapides et les plus adaptés à vos clients en fonction de leurs habitudes de paiement.