Approbation des comptes : quelles sont obligations et délais à respecter ?

Chaque année, les mouvements enregistrés sur votre compte professionnel finissent en bilan et en compte de résultat. Ces documents ne restent pas dans le dossier de votre comptable. Ils doivent être validés par les associés, puis transmis au greffe. Le calendrier de cette étape est plus contraint qu'il n'y paraît.

En quoi consiste l'approbation des comptes ?

L'approbation des comptes est la décision par laquelle les associés ou les actionnaires valident les comptes annuels de la société, à savoir le bilan, le compte de résultat et l'annexe comptable. Elle porte également sur le sort du bénéfice ou de la perte de l'exercice écoulé.

Toutes les sociétés commerciales sont concernées, quelle que soit leur forme. Une société civile immobilière échappe en revanche à l'obligation de déposer ses comptes au greffe, sauf activité commerciale, option pour l'impôt sur les sociétés, assujettissement à la TVA ou dépassement de certains seuils.

Les associés peuvent d'ailleurs refuser les comptes soumis au vote s'ils relèvent des incohérences. LS Compta, cabinet d'expertise comptable en ligne, accompagne les dirigeants sur toute la procédure d'approbation des comptes de leur société.

Dans quel délai approuver les comptes après la clôture ?

Le délai dépend de la forme juridique retenue. En SARL, en EURL et en SA, l'approbation intervient dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable. Une société qui clôture au 31 décembre dispose donc jusqu'au 30 juin de l'année suivante.

En SAS et en SASU, ce délai est fixé librement par les associés. Six mois restent la référence en pratique, puisque le paiement du dividende doit intervenir dans les neuf mois de la clôture de l'exercice.

Lorsque ce calendrier ne peut pas être tenu, le représentant légal peut solliciter une prorogation auprès du président du tribunal de commerce, par voie de requête.

Comment se déroule la procédure d'approbation ?

✓ Dans les sociétés à plusieurs associés

Le dirigeant convoque les associés en assemblée générale ordinaire et leur transmet les documents nécessaires au vote. Il présente le rapport de gestion lorsque la taille de la société l'impose. Les associés se prononcent ensuite sur les comptes, puis sur l'affectation du résultat. 

En cas de bénéfice, celui-ci peut être mis en réserve, reporté à nouveau ou distribué, selon la même logique de partage du bénéfice que pour des actions à dividendes cotées en bourse. Un procès-verbal consigne la proposition d'affectation et la résolution votée.

✓ Dans les sociétés unipersonnelles

En EURL et en SASU, la procédure est allégée. Lorsque l'associé unique assume seul la direction de la société, il n'a pas à joindre de décision d'approbation à son dépôt de comptes annuels.

À noter : le rapport de gestion n'est pas déposé au greffe. Il reste tenu au siège social à la disposition de toute personne qui en fait la demande.

Quand déposer les comptes annuels au greffe ?

Une fois les comptes approuvés, le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce doit suivre dans le mois. Ce délai passe à deux mois lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique, sur le guichet des formalités des entreprises.

Le dossier réunit les comptes annuels, le procès-verbal mentionnant la proposition et la résolution d'affectation du résultat, ainsi que le rapport du commissaire aux comptes lorsque la société en a désigné un. Le dépôt peut être réalisé par le dirigeant ou par un mandataire.

Que risque le dirigeant en cas de non-dépôt ?

Le dirigeant qui ne dépose pas les comptes s'expose à une amende pénale de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. L'infraction se prescrit par un an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.

Une sanction civile s'y ajoute. Le président du tribunal de commerce peut adresser une injonction de dépôt, le plus souvent assortie d'une astreinte par jour de retard. Il peut aussi ouvrir une enquête sur la situation économique de l'entreprise.

Peut-on garder ses comptes confidentiels ?

Le dépôt est obligatoire, la publication ne l'est pas toujours. Une société qui répond à la définition de la micro-entreprise peut demander que ses comptes annuels ne soient pas publiés, en joignant une déclaration de confidentialité des comptes à son dépôt. Deux des trois seuils suivants doivent être respectés en 2026 : bilan de 450 000 € maximum, chiffre d'affaires net de 900 000 € maximum, effectif moyen de 10 salariés maximum.

Les petites entreprises disposent d'une option plus limitée. Sous les seuils de 7 500 000 € de bilan, 15 000 000 € de chiffre d'affaires net et 50 salariés en 2026, elles peuvent demander que seul leur compte de résultat reste confidentiel.

Attention : la confidentialité porte sur la publication, jamais sur le dépôt lui-même. Les comptes sont transmis au greffe dans tous les cas.